Gledajući suhe brojeve tablica, teško je na prvi pogled uhvatiti veliku sliku koju predstavljaju. No, Microsoft Excel ima alat za grafičku vizualizaciju pomoću kojeg možete vizualizirati podatke sadržane u tablicama. To vam omogućuje lakše i brže apsorbiranje informacija. Ovaj alat se naziva uslovno oblikovanje. Pogledajmo kako se može koristiti uvjetno oblikovanje u programu Microsoft Excel.
Jednostavne mogućnosti uslovnog oblikovanja
Da biste formatirali određeno područje ćelija, morate odabrati ovo područje (najčešće stupac), a na kartici "Početna" kliknite gumb "Uvjetno oblikovanje", koji se nalazi na vrpci na alatnoj traci "Stilovi".
Nakon toga se otvara izbornik za uvjetno oblikovanje. Evo tri glavne vrste formatiranja:
- Histogrami
- Digitalna vaga;
- Značke.
Da biste uvjetno formatirali kao histogram, odaberite stupac podataka i kliknite odgovarajuću stavku izbornika. Kao što vidite, čini se da je odabrano nekoliko vrsta histograma s gradijentom i čvrstim ispunama. Odaberite onaj koji je po vašem mišljenju najprikladniji stilu i sadržaju tablice.
Kao što vidite, histogrami su se pojavili u odabranim ćelijama stupca. Što je veća numerička vrijednost u ćelijama, to je duži histogram. Uz to je u verzijama Excel 2010, 2013 i 2016 moguće pravilno prikazati negativne vrijednosti na histogramu. Ali verzija iz 2007. nema takvu priliku.
Kada koristite traku boja umjesto histograma, također je moguće odabrati različite opcije za ovaj alat. U ovom slučaju u pravilu što je veća vrijednost smještena u ćeliji, to je zasićenija boja skale.
Najzanimljiviji i najsloženiji alat među ovim skupinama funkcija oblikovanja su ikone. Postoje četiri glavne grupe ikona: pravci, oblici, pokazatelji i ocjene. Svaka opcija koju odabere korisnik uključuje upotrebu različitih ikona prilikom procjene sadržaja ćelije. Excel skenira cijelo odabrano područje, a sve ćelije vrijednosti su podijeljene u dijelove prema vrijednostima navedenim u njima. Zelene ikone odnose se na najveće vrijednosti, žuto na srednji raspon, a vrijednosti smještene u najmanjoj trećini označene su crvenim ikonama.
Prilikom odabira strelica, kao ikona, pored dizajna u boji, koristi se i signalizacija u obliku smjerova. Dakle, strelica okrenuta prema gore primjenjuje se na velike vrijednosti, lijevo - na srednje vrijednosti, dolje - na male. Kad se koriste figure, najveće vrijednosti su označene krugom, srednje s trokutom, a male s rombom.
Pravila odabira ćelija
Prema zadanim postavkama koristi se pravilo u kojem su sve ćelije odabranog fragmenta označene određenom bojom ili ikonom, prema vrijednostima koje se nalaze u njima. Ali pomoću menija, koji smo već spomenuli gore, možete primijeniti druga pravila imenovanja.
Kliknite na stavku menija "Pravila odabira ćelije". Kao što vidite, postoji sedam osnovnih pravila:
- Više;
- Manje;
- Jednako;
- Između;
- Datum
- Umnožavanje vrijednosti.
Razmotrite primjenu ovih radnji na primjerima. Odaberite raspon ćelija i kliknite na stavku "Više ...".
Otvara se prozor u kojem trebate postaviti vrijednosti veće od toga koji će broj biti označen. To se radi u polju "Format ćelija koje su veće". Ovdje se automatski unosi prosječna vrijednost raspona, ali možete postaviti bilo koju drugu ili odrediti adresu ćelije koja sadrži ovaj broj. Potonja opcija pogodna je za dinamične tablice u kojima se podaci stalno mijenjaju, ili za ćeliju na kojoj se formula primjenjuje. Na primjer, postavili smo vrijednost na 20 000.
U sljedećem polju trebate odlučiti kako ćelije biti označene: svijetlo crvena boja i tamno crvena boja (prema zadanom); žuti ispun i tamno žuti tekst; crveni tekst itd. Pored toga, tu je i prilagođeni format.
Kada prijeđete na ovu stavku, otvara se prozor u kojem možete urediti izbor, gotovo po želji, koristeći različite mogućnosti fonta, ispune i obrube.
Nakon što smo odlučili, s vrijednostima u prozoru s postavkama pravila za odabir, kliknite na gumb "OK".
Kao što vidite, ćelije su odabrane prema utvrđenom pravilu.
Po istom principu dodjeljuju se vrijednosti kod primjene pravila Manje, Između i Jednako. Samo u prvom slučaju ćelije su dodijeljene manje od vrijednosti koju ste postavili; u drugom slučaju postavlja se interval brojeva, ćelije s kojima će se dodijeliti; u trećem slučaju određuje se određeni broj i bit će odabran samo onaj koji ga sadrži.
Tekst sadrži pravilo odabira uglavnom se primjenjuje na ćelije formata teksta. U prozoru za postavljanje pravila trebali biste navesti riječ, dio riječi ili redoslijed nizova riječi kada ih pronađu, odgovarajuće ćelije bit će istaknute na način koji ste postavili.
Pravilo Datum odnosi se na ćelije koje sadrže vrijednosti u formatu datuma. Istovremeno u postavkama možete postaviti odabir ćelija prema vremenu kada se događaj dogodio ili će se dogoditi: danas, jučer, sutra, zadnjih 7 dana itd.
Primjenom pravila "Ponavljajuće vrijednosti" možete konfigurirati izbor ćelija prema tome odgovaraju li podaci smješteni u njima jednom od kriterija: jesu li podaci ponovljeni ili jedinstveni.
Pravila za odabir prve i zadnje vrijednosti
Osim toga, izbornik za uvjetno oblikovanje ima još jednu zanimljivu stavku - "Pravila za odabir prve i posljednje vrijednosti". Ovdje možete postaviti izbor samo najvećih ili najmanjih vrijednosti u rasponu ćelija. Istodobno, može se koristiti odabir, i po redoslijedu i u procentima. Postoje sljedeći kriteriji odabira koji su navedeni u odgovarajućim stavkama izbornika:
- Prvih 10 elemenata;
- Prvo 10%;
- Zadnjih 10 predmeta;
- Zadnjih 10%;
- Iznad prosjeka;
- Ispod proseka.
Ali nakon što kliknete na odgovarajuću stavku, pravila možete malo promijeniti. Otvara se prozor u kojem se bira vrsta odabira i, ako želite, možete postaviti drugu granicu odabira. Na primjer, klikom na stavku "Prvih 10 elemenata", u prozoru koji se otvori, u polju "Formatiraj prve ćelije", broj 10 zamijenite sa 7. Dakle, nakon klika na gumb "U redu" neće se istaknuti 10 najvećih vrijednosti, već samo 7.
Kreirajte pravila
Gore smo razgovarali o pravilima koja su već postavljena u Excelu i korisnik jednostavno može odabrati bilo koje od njih. Ali, pored toga, korisnik može, po želji, kreirati vlastita pravila.
Da biste to učinili, kliknite na stavku "Ostala pravila ..." koja se nalazi na samom dnu liste u bilo kojem pododjeljku izbornika za uvjetno oblikovanje. Ili kliknite na stavku "Stvori pravilo ..." koja se nalazi na dnu glavnog izbornika uvjetnog oblikovanja.
Otvara se prozor u kojem trebate odabrati jedno od šest vrsta pravila:
- Formatirajte sve ćelije na osnovu njihovih vrijednosti;
- Formatirajte samo ćelije koje sadrže;
- Formatirajte samo prvu i poslednju vrednost;
- Formatirajte samo vrednosti koje su iznad ili ispod proseka;
- Formatirajte samo jedinstvene ili duplicirane vrijednosti;
- Upotrijebite formulu za definiranje formatiranih ćelija.
Prema odabranoj vrsti pravila, u donjem dijelu prozora morate konfigurirati promjenu u opisu pravila postavljanjem vrijednosti, intervala i drugih vrijednosti o kojima smo već raspravljali u nastavku. Samo u ovom slučaju postavljanje ovih vrijednosti biće fleksibilnije. Odmah se postavlja, promenom fonta, obruba i popunjavanja, kako će tačno izgledati izbor. Nakon što su sve postavke dovršene, trebate kliknuti na gumb "OK" da biste spremili promjene.
Upravljanje pravilom
U Excelu možete primijeniti nekoliko pravila odjednom na isti raspon ćelija, ali na zaslonu će se prikazati samo posljednje uneseno pravilo. Kako biste regulirali implementaciju različitih pravila koja se tiču određenog raspona ćelija, morate odabrati ovaj raspon, a u glavnom izborniku za uvjetno oblikovanje idite na stavku upravljanja pravilom.
Otvara se prozor u kojem su predstavljena sva pravila koja se odnose na odabrani raspon ćelija. Pravila se primjenjuju od vrha prema dnu kako su navedena. Dakle, ako se pravila međusobno suprotstavljaju, tada se na ekranu prikazuje izvršenje samo najnovijeg od njih.
Da biste zamijenili pravila, postoje tipke u obliku strelica koje su usmjerene gore i dolje. Da bi se pravilo prikazalo na zaslonu, potrebno ga je odabrati i kliknuti na gumb u obliku strelice koja pokazuje prema dolje dok pravilo ne preuzme zadnji redak na popisu.
Postoji još jedna opcija. Trebate potvrditi okvir u stupcu s nazivom "Zaustavi ako je istinito" nasuprot pravilu koje nam treba. Tako će se, prelazeći pravila odozgo prema dolje, program zaustaviti upravo kod pravila u blizini kojeg je ova oznaka, i neće se spuštati, što znači da će i to pravilo biti ispunjeno.
U istom se prozoru nalaze tipke za stvaranje i promjenu odabranog pravila. Nakon klika na ove tipke pokreću se prozori za stvaranje i promjenu pravila, o kojima smo gore raspravljali.
Da biste izbrisali neko pravilo, trebate ga odabrati i kliknuti na gumb "Izbriši pravilo".
Osim toga, pravila možete izbrisati kroz glavni izbornik uvjetnog oblikovanja. Da biste to učinili, kliknite na stavku "Izbriši pravila". Otvara se podizbornik u kojem možete odabrati jednu od opcija brisanja: ili obrisati pravila samo iz odabranog raspona ćelija ili izbrisati apsolutno sva pravila koja se nalaze na otvorenom Excel radnom listu.
Kao što vidite, uvjetno oblikovanje je vrlo moćan alat za vizualizaciju podataka u tablici. Pomoću njega možete konfigurirati tablicu tako da će opće informacije o njoj korisnik asimilirati na prvi pogled. Uz to, uvjetno oblikovanje daje veliku estetsku privlačnost dokumentu.
