Radi praktičnosti, klijent e-pošte Outlook nudi svojim korisnicima mogućnost automatskog odgovaranja na dolazne poruke. Ovo može značajno pojednostaviti rad s mailom ako želite poslati isti odgovor kao odgovor na dolazna pisma. Štaviše, automatski odgovor se može konfigurirati za sve dolazne, i selektivno.
Ako ste se upravo suočili sa sličnim problemom, tada će vam ovo uputstvo pomoći da pojednostavite rad s mailom.
Dakle, da biste konfigurirali automatski odgovor u programu Outlook 2010, morat ćete kreirati predložak, a zatim konfigurirati odgovarajuće pravilo.
Kreirajte predložak automatskog odgovora
Krenimo od samog početka - pripremit ćemo obrazac pisma koji će se poslati odgovorima.
Prvo napravite novu poruku. Da biste to učinili, na kartici "Početna" pritisnite gumb "Kreiraj poruku".
Ovdje unesite tekst i formatirajte ga ako je potrebno. Ovaj tekst upotrijebit će se u odgovoru.
Sada kada je rad sa tekstom završen, idite na izbornik "Datoteka" i tamo odaberite naredbu "Spremi kao".
U prozoru za spremanje predmeta odaberite "Predložak Outlook" na popisu "Vrsta datoteke" i unesite naziv našeg predloška. Sada potvrdite spremanje klikom na gumb "Spremi". Sada se novi prozor poruke može zatvoriti.
Ovim se završava kreiranje predloška za automatski odgovor i možete nastaviti s konfiguriranjem pravila.
Kreirajte pravilo za automatski odgovor na dolazne poruke
Da biste brzo stvorili novo pravilo, idite na karticu "Glavni" u glavnom prozoru programa Outlook i u grupi Premjesti kliknite gumb "Pravila", a zatim odaberite stavku "Upravljanje pravilima i obavijestima".
Ovdje kliknemo "Novo ..." i idemo do čarobnjaka za stvaranje novog pravila.
U odjeljku "Počnite s praznim pravilom" kliknite na stavku "Primijeni pravilo na poruke koje sam primio" i klikom na gumb "Dalje" prijeđite na sljedeći korak.
U ovoj fazi, po pravilu, ne treba birati nikakve uslove. Međutim, ako trebate konfigurirati odgovor ne na sve dolazne poruke, odaberite potrebne uvjete označavanjem potvrdnih okvira.
Zatim prijeđite na sljedeći korak klikom na odgovarajući gumb.
Ako niste odabrali nikakve uvjete, Outlook će vas upozoriti da će se prilagođeno pravilo primjenjivati na sve dolazne poruke e-pošte. U slučajevima kada nam zatrebaju potvrđujemo pritiskom na gumb "Da" ili klikom na "Ne" i konfiguriramo uvjete.
U ovom koraku odabiremo radnju s porukom. Budući da konfiguriramo automatski odgovor na dolazne poruke, potvrdimo okvir "Odgovori pomoću navedenog predloška".
Na dnu prozora odaberite željeni predložak. Da biste to učinili, kliknite na vezu "Određeni predložak" i prijeđite na odabir samog predloška.
Ako u fazi kreiranja predloška poruke niste promijenili put i sve ste ostavili po zadanom, tada je u ovom prozoru dovoljno odabrati "Predlošci u datotečnom sustavu", a stvoreni predložak bit će prikazan na popisu. U suprotnom, morate kliknuti na gumb "Pregledaj" i otvoriti mapu u koju ste spremili datoteku sa šablonom poruke.
Ako je potvrđena željena radnja i odabrana je datoteka sa predloškom, tada možete prijeći na sljedeći korak.
Ovdje možete konfigurirati iznimke. Odnosno, oni slučajevi kad automatski odgovor neće raditi. Ako je potrebno, odaberite potrebne uvjete i konfigurirajte ih. Ako u vašem pravilu automatskog odgovora nema izuzetaka, nastavite na posljednji korak pritiskom na gumb "Dalje".
Zapravo ovdje ne morate ništa konfigurirati, pa možete odmah kliknuti gumb "Završi".
Sada, ovisno o konfiguriranim uvjetima i iznimkama, Outlook će poslati vaš predložak kao odgovor na dolazne poruke e-pošte. Međutim, čarobnjak za pravila pruža samo jednokratni automatski odgovor svakom primatelju tokom sesije.
To jest, čim pokrenete Outlook, sesija počinje. Završava se kad izađete iz programa. Dakle, dok je Outlook pokrenut, primatelju koji je poslao nekoliko poruka neće se ponoviti odgovor. Tokom sesije, Outlook stvara listu korisnika kojima je poslan automatski odgovor, čime se izbegava ponovno slanje. Ali ako zatvorite Outlook, a zatim ga ponovo unesete, ovaj se popis resetira.
Da biste onemogućili automatski odgovor na dolazne poruke, samo poništite oznaku pravila automatskog odgovora u prozoru "Upravljanje pravilima i obavijestima".
Pomoću ovog vodiča možete postaviti Auto Answer u programu Outlook 2013 i novijim verzijama.
