Excel okretne tablice pružaju korisnicima mogućnost da na jednom mjestu objedine značajne količine podataka sadržanih u glomaznim tablicama, kao i da naprave složene izvještaje. Istovremeno se vrijednosti okretnih tablica automatski ažuriraju kada se promijeni vrijednost bilo koje tablice povezane s njima. Doznajmo kako stvoriti okretnu tablicu u programu Microsoft Excel.
Izrada stožerne tabele na uobičajeni način
Iako ćemo razmotriti postupak izrade stožerne tablice na primjeru Microsoft Excel 2010, ali ovaj algoritam je također primjenjiv na ostale moderne verzije ove aplikacije.
Kao osnovu uzimamo tabelu plata zaposlenima u preduzeću. Prikazuje imena zaposlenih, spol, kategoriju, datum isplate i iznos plaćanja. Odnosno, svaka epizoda plaćanja pojedinom zaposlenom ima zasebni redak u tablici. Podatke iz ove tablice moramo grupirati nasumično u jednu okretnu tablicu. Podaci će se istovremeno uzimati tek za treći kvartal 2016. godine. Pogledajmo kako to učiniti na konkretnom primjeru.
Prije svega, pretvaramo originalnu tablicu u dinamičnu. Ovo je potrebno tako da se u slučaju dodavanja redaka i ostalih podataka automatski povuku u okretnu tablicu. Da biste to učinili, postanite pokazivač na bilo koju ćeliju u tabeli. Zatim u bloku "Stilovi" koji se nalazi na vrpci kliknite na gumb "Oblikuj kao tablicu". Odaberite bilo koji stil stola koji vam se sviđa.
Zatim se otvara dijaloški okvir koji nas traži da odredimo koordinate lokacije tablice. Međutim, prema zadanim postavkama, koordinate koje program nudi već pokrivaju cijelu tablicu. Dakle, možemo se samo složiti i kliknuti na gumb "OK". No, korisnici bi trebali znati da, po želji, ovdje mogu promijeniti parametre pokrivanja područja tablice.
Nakon toga tablica se pretvara u dinamičnu i automatski se širi. Dobila je i ime, koje korisnik po želji može promijeniti u bilo koje pogodno za njega. Na tablici možete pregledati ili promijeniti naziv tablice.
Da biste direktno započeli s stvaranjem okretne tablice, idite na karticu "Umetanje". Nakon što prođemo, kliknemo na prvo dugme na vrpci, koje se naziva "stožerna tabla". Nakon toga otvara se izbornik u kojem biste trebali odabrati ono što ćemo stvoriti, tablicu ili grafikon. Pritisnite gumb "Pivot tablica".
Otvara se prozor u kojem moramo ponovno odabrati raspon, odnosno naziv tablice. Kao što vidite, i sam program izvukao je naziv naše tablice, tako da više tu nema šta raditi. Na dnu dijaloškog okvira možete odabrati mjesto na kojem će se izrađivati okretna tablica: na novom listu (prema zadanom) ili na istom listu. Naravno, u većini slučajeva je mnogo povoljnije koristiti okretni stol na posebnom listu. Ali, to je već pojedinačna stvar za svakog korisnika, što ovisi o njegovim željama i zadacima. Samo kliknemo na gumb "OK".
Nakon toga na novom listu se otvara obrazac za stvaranje stožerne tablice.
Kao što vidite, u desnom dijelu prozora nalazi se popis tabličnih polja, a ispod su četiri područja:
- Nazivi reda;
- Imena stupaca;
- Vrijednosti;
- Filter filtra
Jednostavno povucite i ispustite polja tablice koja nam trebaju u područja koja odgovaraju našim potrebama. Ne postoji jasno utvrđeno pravilo na koja polja treba premjestiti, jer sve ovisi o izvornoj tablici i konkretnim zadacima koji se mogu promijeniti.
Dakle, u ovom konkretnom slučaju premjestili smo polja "Spol" i "Datum" u područje "Filter filtra", polje "Kategorija osobe" u područje "Imena stupca", polje "Ime" u područje "Ime niza", polje "Iznos" plata “na područje„ Vrijednosti “. Treba napomenuti da su svi aritmetički proračuni podataka izvučeni iz druge tablice mogući samo u posljednjem području. Kao što vidite, dok smo radili ove manipulacije s prijenosom polja u tom području, sama tablica u lijevom dijelu prozora se u skladu s tim promijenila.
Rezultat je takva rezime tabela. Filteri po spolu i datumu prikazani su iznad tabele.
Podešavanje stožerne tablice
Ali, kao što pamtimo, u tablici bi trebali ostati samo podaci iz trećeg tromjesečja. U međuvremenu se prikazuju podaci za cijelo razdoblje. Da tablicu dovedemo u potreban oblik, kliknite na gumb u blizini filtera "Datum". U prozoru koji se pojavi potvrdite okvir pored natpisa "Odaberi više elemenata". Dalje, poništite sve datume koji ne odgovaraju vremenu trećeg tromjesečja. U našem slučaju ovo je samo jedan sastanak. Kliknite na gumb "OK".
Na isti način možemo upotrijebiti filter prema spolu i odabrati, primjerice, samo jednog čovjeka za izvještaj.
Nakon toga je stožerna tabela dobila ovaj oblik.
Da biste pokazali da možete upravljati podacima u tablici po želji, ponovo otvorite obrazac liste polja. Da biste to učinili, idite na karticu "Parametri" i kliknite na gumb "Lista polja". Zatim premještamo polje "Datum" iz područja "Filter filtra" u područje "Naziv niza", a između polja "Kategorija osoblja" i "Spol" razmjenjujemo područja. Sve operacije se izvode jednostavnim povlačenjem i ispuštanjem.
Sada stol ima potpuno drugačiji izgled. Stupci su podijeljeni prema spolu, mjesečni pregled se pojavljuje u redovima, a sada možete filtrirati tablicu prema kategorijama osoblja.
Ako pomaknete naziv retka na listi polja i stavite viši datum od imena, tada će tačno datumi plaćanja biti podijeljeni na imena zaposlenih.
Takođe, numeričke vrijednosti tablice možete prikazati kao histogram. Da biste to učinili, odaberite tablicu s numeričkom vrijednošću u tablici, idite na karticu "Početna", kliknite gumb "Uvjetno oblikovanje", idite na stavku "Histogrami" i odaberite vrstu histograma koja vam se sviđa.
Kao što vidite, histogram se pojavljuje u samo jednoj ćeliji. Kako biste primijenili pravilo histograma na sve ćelije tablice, kliknite na gumb koji se pojavio pored histograma, a u prozoru koji se otvori stavite prekidač u položaj "Za sve ćelije".
Sada je naša stožerna tabela postala predstavljiva.
Kreirajte okretnu tablicu pomoću čarobnjaka za okretne tablice
Možete stvoriti okretnu tablicu pomoću čarobnjaka PivotTable. Ali, za to morate odmah dovesti ovaj alat na alatnu traku za brzi pristup. Idite na stavku izbornika "Datoteka" i kliknite na gumb "Opcije".
U prozoru koji se otvori idite na odjeljak "Alatna traka za brzi pristup". Na snimku biramo ekipe iz timova. Na popisu elemenata tražimo „Čarobnjak za okretne tablice i grafikone“. Izaberite ga, kliknite na dugme "Dodaj", a zatim na dugme "OK" u donjem desnom uglu prozora.
Kao što vidite, nakon naših akcija, nova ikona se pojavila na Alatnoj traci za brzi pristup. Kliknite na njega.
Nakon toga se otvara čarobnjak za okretnu tablicu. Kao što vidite, imamo četiri opcije za izvor podataka, odakle će se formirati okretna tablica:
- na listi ili u Microsoft Excel bazi podataka;
- u vanjskom izvoru podataka (druga datoteka);
- u nekoliko raspona konsolidacije;
- u drugoj stožernoj tabeli ili okretnom grafikonu.
Ispod bi trebali odabrati ono što ćemo stvoriti, stožernu tabelu ili grafikon. Donosimo izbor i kliknemo na gumb "Dalje".
Nakon toga otvara se prozor s rasponom tablice s podacima, koje možete promijeniti po želji, ali to ne trebamo činiti. Samo kliknite na gumb "Dalje".
Zatim će vas Čarobnjak za okretni stol zatražiti da odaberete mjesto na kojem će se nova tablica nalaziti na istom listu ili na novoj. Donosimo izbor i kliknemo na gumb "Završi".
Nakon toga otvara se novi list s potpuno istim oblikom koji je otvoren na uobičajeni način za stvaranje okretne tablice. Stoga, odvojeno se zadržavati na njemu nema smisla.
Sve daljnje radnje izvode se pomoću istog algoritma koji je gore opisan.
Kao što vidite, tablicu zaokreta u programu Microsoft Excel možete stvoriti na dva načina: na uobičajeni način pomoću gumba na vrpci i pomoću čarobnjaka PivotTable. Druga metoda pruža više dodatnih značajki, ali u većini slučajeva funkcionalnost prve opcije je sasvim dovoljna za dovršavanje zadataka. Okretne tablice mogu generirati podatke u izvješćima prema gotovo bilo kojim kriterijima koje je korisnik odredio u postavkama.
