Microsoft Office paket ima poseban program za kreiranje baze podataka i rad s njima - Access. Međutim, mnogi korisnici radije koriste poznatiju aplikaciju za ove svrhe - Excel. Treba napomenuti da ovaj program ima sve alate za stvaranje cjelovite baze podataka (DB). Doznajmo kako to učiniti.
Proces kreiranja
Excel baza podataka je strukturirani skup informacija raspoređenih u stupcima i redovima lista.
Prema posebnoj terminologiji, nazivi su redovi baze podataka "zapisi". Svaki unos sadrži podatke o pojedinačnom objektu.
Zovu se stupci "polja". Svako polje sadrži zasebni parametar za sve zapise.
Odnosno, okvir bilo koje baze podataka u Excelu je obična tablica.
Izrada tablice
Dakle, prije svega, moramo stvoriti tablicu.
- Unosimo naslove polja (stupaca) baze podataka.
- Popunite ime zapisa (redaka) baze podataka.
- Nastavljamo sa popunjavanjem baze podataka.
- Nakon što se baza podataka popuni, prema našem nahođenju preformiramo podatke u njoj (font, obrub, ispunjavanje, odabir, lokacija teksta u odnosu na ćeliju itd.).
Ovim se završava stvaranje okvira baze podataka.
Lekcija: Kako napraviti tablicu u Excelu
Dodjeljivanje atributa baze podataka
Da bi Excel tablicu shvatio ne samo kao raspon ćelija, već kao bazu podataka, potrebno joj je dodijeliti odgovarajuće atribute.
- Idite na karticu "Podaci".
- Odaberite cijeli raspon tablice. Kliknite desnim klikom. U kontekstnom meniju kliknite na dugme "Dodijelite ime ...".
- U grafu "Ime" navesti ime kojem želimo dati ime baze podataka. Preduvjet je da ime mora početi slovom, a ne smije biti razmaka. U grafu "Domet" možete promijeniti adresu područja tablice, ali ako ste je odabrali ispravno, ovdje ne trebate ništa mijenjati. Napomenu možete odrediti u zasebnom polju, ali ovaj je parametar opcionalan. Nakon što se izvrše sve promjene, kliknite na gumb "OK".
- Kliknite na dugme Spremi u gornjem delu prozora ili upišite prečicu na tastaturi Ctrl + S, kako biste spremili bazu podataka na hard disk ili izmjenjivi medij povezan na PC.
Možemo reći da nakon toga već imamo gotovu bazu podataka. S njim možete raditi u državi kakva je sada predstavljena, ali mnoge će se mogućnosti smanjiti. U nastavku ćemo govoriti o tome kako učiniti bazu podataka funkcionalnijom.
Poredaj i filtriraj
Rad s bazama podataka, prije svega, pruža mogućnost organiziranja, izbora i sortiranja zapisa. Povežite ove funkcije s našom bazom podataka.
- Odabiremo informacije na terenu po kojem ćemo se organizirati. Kliknite na gumb "Poredaj" koji se nalazi na vrpci na kartici "Podaci" u okviru alata Poredaj i filtriraj.
Razvrstavanje se može provesti na gotovo bilo kojem parametru:
- abecedno ime;
- Datum
- broj itd.
- U sljedećem prozoru koji će se pojaviti postavlja se pitanje hoće li koristiti samo odabrano područje za razvrstavanje ili ga automatski proširiti. Odaberite automatsko proširenje i kliknite na gumb "Sortiranje ...".
- Otvara se prozor postavki sortiranja. U polju Poredaj po odredite naziv polja kroz koje će se ono provesti.
- U polju "Sortiraj" označava tačno kako će se izvoditi. Za DB je najbolje odabrati parametar "Vrijednosti".
- U polju "Naruči" navedite kojim redoslijedom će se vršiti sortiranje. Za različite vrste informacija u ovom su prozoru prikazane različite vrijednosti. Na primjer, za tekstualne podatke - to će biti vrijednost "Od A do Z" ili "Od Z do A", a za numeričke - "Uzlazno" ili "Silazno".
- Važno je osigurati da oko vrijednosti "Moji podaci sadrže zaglavlja" bila je kvačica. Ako nije, onda to trebate staviti.
Nakon unosa svih potrebnih parametara, kliknite na gumb "OK".
Nakon toga će se podaci u bazi podataka sortirati prema navedenim postavkama. U ovom slučaju sortirali smo prema imenima zaposlenih u preduzeću.
- Jedan od najpovoljnijih alata pri radu u Excelovoj bazi podataka je autofilter. U bloku postavki odabiremo čitav raspon baze podataka Poredaj i filtriraj kliknite na gumb "Filter".
- Kao što vidite, nakon toga u ćelijama s nazivima polja pojavili su se piktogrami u obliku obrnutih trokuta. Kliknemo na ikonu stupca čiju ćemo vrijednost filtrirati. U prozoru koji se otvori poništite vrijednosti s kojima želimo sakriti zapise. Nakon što je izbor napravljen, kliknite na gumb "OK".
Kao što vidite, nakon toga su redovi koji sadrže vrijednosti iz kojih smo provjerili bili skriveni od tablice.
- Kako bismo sve podatke vratili na ekran, kliknemo na ikonu stupca koji je filtriran, a u prozoru koji se otvori potvrdimo okvire nasuprot svim stavkama. Zatim kliknite na gumb "OK".
- Da biste potpuno uklonili filtriranje, kliknite na gumb "Filter" na vrpci.
Lekcija: Poredaj i filtriraj podatke u Excelu
Traži
Ako postoji velika baza podataka, prikladno je pretraživati je pomoću posebnog alata.
- Da biste to učinili, idite na karticu "Početna" i na vrpci u kutiji s alatima "Uređivanje" kliknite na gumb Pronađi i označi.
- Otvara se prozor u kojem želite odrediti željenu vrijednost. Nakon toga kliknite na gumb "Pronađi sljedeće" ili Pronađi sve.
- U prvom slučaju prva ćelija u kojoj postoji navedena vrijednost postaje aktivna.
U drugom slučaju otvara se čitav popis ćelija koji sadrže ovu vrijednost.
Lekcija: Kako izvršiti pretragu u Excelu
Zamrznite područja
Prilikom stvaranja baze podataka prikladno je popraviti ćelije s imenima zapisa i polja. Kada radite sa velikom bazom podataka - to je jednostavno neophodan uvjet. U suprotnom, stalno morate trošiti vrijeme na listanje po listu da biste vidjeli koji red ili stupac odgovara određenoj vrijednosti.
- Odaberite ćeliju, područje na gornjem i lijevom dijelu koje želite popraviti. Smjestit će se odmah ispod zaglavlja i s desne strane imena unosa.
- Biti na kartici "Pogled" kliknite na gumb "Zaključana područja"koja se nalazi u grupi alata "Prozor". Na padajućem popisu odaberite vrijednost "Zaključana područja".
Sada će vam imena polja i zapisa uvijek biti pred vašim očima, bez obzira na to koliko daleko listate listu podataka.
Lekcija: Kako zakačiti područje u Excelu
Drop down list
Za neka će polja tabele biti optimalno organizirati padajući popis tako da korisnici, dodajući nove zapise, mogu odrediti samo određene parametre. Ovo je na primjer relevantno za polje "Paul". Zaista, postoje samo dvije mogućnosti: muška i ženska.
- Kreirajte dodatnu listu. To će biti najprikladnije staviti ga na drugi list. U njemu označavamo listu vrijednosti koje će se pojaviti na padajućem popisu.
- Odaberite ovu listu i kliknite na nju desnom tipkom miša. U prikazanom meniju odaberite "Dodijelite ime ...".
- Otvara se prozor koji nam je već poznat. U odgovarajućem polju dodijelimo imenu našem rasponu prema gore spomenutim uvjetima.
- Vratimo se listu s bazom podataka. Odaberite raspon na koji će se primijeniti padajuća lista. Idite na karticu "Podaci". Kliknite na dugme Provjera podatakakoji se nalazi na vrpci u okviru s alatima "Rad sa podacima".
- Otvara se prozor za provjeru vidljivih vrijednosti. U polju "Vrsta podataka" stavite prekidač u položaj Lista. U polju "Izvor" postavi znak "=" i odmah nakon toga, bez razmaka, napišite naziv padajuće liste, koju smo mu dali malo višu. Nakon toga kliknite na gumb "OK".
Sada, kad pokušate unijeti podatke u raspon u kojem je ograničenje postavljeno, pojavit će se popis na kojem možete birati između jasno postavljenih vrijednosti.
Ako pokušate napisati proizvoljne znakove u ove ćelije, pojavit će se poruka o pogrešci. Morat ćete se vratiti i izvršiti točan unos.
Lekcija: Kako napraviti padajuću listu u Excelu
Naravno, Excel je inferiorniji u svojim mogućnostima specijaliziranim programima za stvaranje baza podataka. Međutim, posjeduje alate koji će u većini slučajeva zadovoljiti potrebe korisnika koji žele stvoriti bazu podataka. S obzirom na činjenicu da su Excel karakteristike, u odnosu na specijalizovane aplikacije, obični korisnici poznati mnogo bolje, u tom pogledu razvoj Microsofta ima čak i neke prednosti.
