Prilikom razvoja velikih projekata snaga jednog zaposlenika često nije dovoljna. U takav rad je uključena čitava grupa stručnjaka. Naravno, svaki od njih trebao bi imati pristup dokumentu, što je predmet zajedničkog rada. U vezi s tim, pitanje osiguranja istodobnog kolektivnog pristupa postaje vrlo hitno. Excel ima na raspolaganju alate koji ga mogu pružiti. Razjasnimo nijanse Excel aplikacije u uvjetima istodobnog rada nekoliko korisnika sa jednom knjigom.
Proces timskog rada
Excel ne samo da može pružiti opći pristup datoteci, već i riješiti neke druge probleme koji se pojave u toku suradnje s jednom knjigom. Na primjer, aplikacijski alati omogućuju vam praćenje promjena različitih sudionika, kao i odobravanje ili odbijanje. Saznat ćemo šta program može ponuditi korisnicima koji se suoče sa sličnim zadatkom.
Deljenje
Ali svi započinjemo smišljanjem načina dijeljenja datoteke. Prije svega, treba reći da se postupak omogućavanja načina suradnje s knjigom ne može provesti na poslužitelju, već samo na lokalnom računalu. Stoga, ako je dokument pohranjen na poslužitelju, tada ga, prije svega, treba prenijeti na vaše lokalno računalo i tamo bi trebale biti već izvedene sve dolje opisane radnje.
- Nakon što je knjiga kreirana, idite na karticu "Pregled" i kliknite na dugme "Pristup knjizi"koja se nalazi u bloku alata "Promijeni".
- Tada se aktivira prozor kontrole pristupa datotekama. Označite okvir pored parametra u njemu. "Dopusti više korisnika istovremeno uređivanje knjige". Zatim kliknite na dugme "OK" pri dnu prozora.
- Pojavit će se dijaloški okvir u kojem će se zatražiti da spremite datoteku s njezinim promjenama. Kliknite na dugme "OK".
Nakon gore navedenih koraka, dijeljenje datoteke s različitih uređaja i pod različitim korisničkim računima bit će otvoreno. Na to se ukazuje činjenica da se u gornjem dijelu prozora nakon naslova knjige prikazuje naziv načina pristupa - "General". Sada se datoteka ponovo može prenijeti na server.
Podešavanje parametara
Pored toga, sve u istom prozoru za pristup datoteci možete konfigurirati postavke istovremenog rada. To možete učiniti odmah kada uključite način suradnje ili možete naknadno urediti postavke. Ali, naravno, njima može upravljati samo glavni korisnik koji koordinira cjelokupni rad s datotekom.
- Idite na karticu "Detalji".
- Ovdje možete odrediti želite li čuvati zapisnike promjena, i ako jesu, koje vrijeme (prema zadanom je uključeno 30 dana).
Također određuje kako ažurirati promjene: samo kad je knjiga spremljena (zadano) ili nakon određenog vremenskog razdoblja.
Vrlo važan parametar je stavka „Za sukobljene promjene“. Ukazuje na to kako bi se program trebao ponašati ako nekoliko korisnika istovremeno uređuje istu ćeliju. Prema zadanim postavkama postavljen je stalan zahtjev zahtjeva, koji od učesnika projekta ima prednosti. Ali možete uključiti konstantan uvjet pod kojim će prednost uvijek imati onaj koji je uspio prvi spasiti promjenu.
Nadalje, ako želite, možete onemogućiti mogućnosti ispisa i filtre iz osobnog prikaza ako poništite odgovarajuće stavke.
Nakon toga, ne zaboravite izvršiti promjene načinjene klikom na gumb "OK".
Otvaranje zajedničke datoteke
Otvaranje datoteke u kojoj je omogućeno dijeljenje ima neke značajke.
- Pokrenite Excel i idite na karticu Datoteka. Zatim kliknite na dugme "Otvori".
- Počinje otvoreni prozor knjige. Idite u direktorij poslužitelja ili tvrdog diska računala gdje se nalazi knjiga. Odaberite njegovo ime i kliknite na gumb "Otvori".
- Otvara se opća knjiga. Sada po želji možemo promijeniti ime pod kojim ćemo prikazati promjene datoteka u dnevniku. Idite na karticu Datoteka. Zatim prelazimo na odjeljak "Opcije".
- U odjeljku "General" postoji blok postavki "Personalizacija Microsoft Officea". Ovdje u polju Korisničko ime Ime svog računa možete promijeniti u bilo koji drugi. Nakon što su sva podešavanja završena, kliknite na gumb "OK".
Sada možete početi sa radom s dokumentom.
Pogledajte akcije članova
Suradnja predviđa stalno praćenje i koordinaciju djelovanja svih članova grupe.
- Da biste vidjeli radnje koje određeni korisnik izvršava dok rade na knjizi, nalaze se na kartici "Pregled" kliknite na gumb Ispravcikoja se nalazi u grupi alata "Promijeni" na vrpci. U meniju koji se otvori kliknite na dugme Označite ispravke.
- Otvara se prozor za pregled zakrpa. Prema defaultu, nakon što se knjiga podijeli, praćenje ispravki se automatski uključuje, o čemu svjedoči kvačica pored odgovarajuće stavke.
Sve promjene se bilježe, ali se na ekranu prema zadanom prikazuju kao oznake u ćeliji u gornjem lijevom kutu, samo od posljednjeg puta kada je dokument spremio jedan od korisnika. Štoviše, ispravke svih korisnika na cijelom rasponu lista uzimaju se u obzir. Radnje svakog učesnika označene su zasebnom bojom.
Ako pokažete mišem iznad označene ćelije, otvoriće se napomena koja pokazuje ko je i kada izvedena odgovarajuća radnja.
- Kako bismo izmijenili pravila za prikazivanje ispravki, vraćamo se prozoru postavki. U polju "Do vremena" Dostupne su sljedeće mogućnosti za odabir perioda za pregled ispravki:
- prikaz od zadnjeg spremanja;
- sve ispravke pohranjene u bazi podataka;
- one koje još nisu pregledale;
- počevši od određenog datuma navedenog.
U polju "Korisnik" možete odabrati određenog sudionika čije će se ispravke prikazati ili ostaviti prikaz radnji svih korisnika osim sebe.
U polju "U dometu", na listu možete odrediti određeni raspon koji će uzeti u obzir radnje članova tima na prikazu na vašem zaslonu.
Pored toga, potvrdite okvire pored pojedinih stavki na ekranu možete omogućiti ili onemogućiti isticanje korekcija i prikaz promjena na zasebnom listu. Nakon što su sve postavke postavljene, kliknite na gumb "OK".
- Nakon toga će se postupci sudionika prikazati na listu uzimajući u obzir unesene postavke.
Korisnički pregled
Glavni korisnik ima mogućnost primjene ili odbijanja izmjena drugih sudionika. Za to su potrebni sljedeći koraci.
- Biti na kartici "Pregled"kliknite na gumb Ispravci. Odaberite stavku Prihvati / odbaci ispravke.
- Zatim se otvara prozor za pregled zakrpa. U njemu morate izvršiti podešavanja za odabir onih promjena koje želimo odobriti ili odbiti. Operacije u ovom prozoru izvode se prema istom tipu koji smo razmatrali u prethodnom odjeljku. Nakon podešavanja, kliknite na dugme "OK".
- Sljedeći prozor prikazuje sve ispravke koje zadovoljavaju ranije odabrane parametre. Istaknuvši određenu ispravku u listi radnji i klikom na odgovarajući gumb koji se nalazi na dnu prozora ispod liste, možete prihvatiti ovu stavku ili je odbiti. Također postoji mogućnost grupnog prihvatanja ili odbijanja svih ovih operacija.
Obriši korisnika
Postoje slučajevi kada pojedinačnog korisnika treba izbrisati. To se može dogoditi zbog činjenice da je napustio projekt, i to samo iz tehničkih razloga, na primjer, ako je račun unesen pogrešno ili je sudionik počeo raditi s drugog uređaja. U Excelu postoji takva prilika.
- Idite na karticu "Pregled". U bloku "Promijeni" na traci kliknite na dugme "Pristup knjizi".
- Otvara se prozor kontrole pristupa datotekama. Na kartici Uredi Postoji popis svih korisnika koji rade s ovom knjigom. Odaberite ime osobe koju želite ukloniti i kliknite na gumb Izbriši.
- Nakon toga otvara se dijaloški okvir u kojem se upozorava da ako ovaj sudionik u ovom trenutku uređuje knjigu, tada svi njegovi postupci neće biti spremljeni. Ako ste sigurni u svoju odluku, pritisnite "OK".
Korisnik će biti obrisan.
Opća ograničenja knjige
Nažalost, istovremeni rad s datotekom u Excelu predviđa brojna ograničenja. U zajedničkoj datoteci niko od korisnika, uključujući glavnog sudionika, ne može obavljati sljedeće operacije:
- Kreirajte ili modificirajte skripte;
- Napravite tabele
- Odvojene ili spojene ćelije;
- Manipulirajte s XML podacima
- Kreirajte nove tablice;
- Obrišite listove;
- Izvršite uslovno formatiranje i niz drugih radnji.
Kao što vidite, ograničenja su prilično značajna. Ako, na primjer, često ne možete raditi bez XML podataka, onda bez stvaranja tablica ne možete zamisliti da rade u Excelu. Što učiniti ako trebate stvoriti novu tablicu, spojiti ćelije ili izvršiti bilo koju drugu radnju s gornje liste? Postoji rješenje i prilično je jednostavno: trebate privremeno isključiti dijeljenje dokumenata, izvršiti potrebne izmjene i ponovo povezati značajku suradnje.
Onemogućavanje dijeljenja
Kad se rad na projektu završi ili, ako je potrebno unijeti izmjene u datoteku, na čijoj smo listi govorili u prethodnom odjeljku, trebali biste isključiti način suradnje.
- Prije svega, svi sudionici moraju spremiti promjene i izaći iz datoteke. Samo glavni korisnik ostaje da radi sa dokumentom.
- Ako trebate spremiti dnevnik rada nakon uklanjanja zajedničkog pristupa, tada se nalazite na kartici "Pregled"kliknite na gumb Ispravci na vrpci. U meniju koji se otvori odaberite "Označite ispravke ...".
- Otvara se prozor za osvjetljenje zakrpa. Ovdje je potrebno podesiti sljedeće postavke. U polju "Vremenom" postavljeni parametar "Sve". Nasuprotna imena polja "Korisnik" i "U dometu" treba poništiti potvrdu. Sličan postupak mora se provesti s parametrom "Označi ispravke na ekranu". Ali suprotno parametru „Unesite promjene na zasebnom listu“naprotiv, treba postaviti krpelj. Nakon što su sve gore navedene manipulacije završene, kliknite na gumb "OK".
- Nakon toga, program će formirati novi list pod nazivom Magazin, koji će sadržavati sve podatke o uređivanju ove datoteke u obliku tablice.
- Sada ostaje direktno onemogućiti dijeljenje. Da biste to učinili, nalazi se u kartici "Pregled", kliknite na gumb koji već znamo "Pristup knjizi".
- Pokreće se prozor za kontrolu deljenja. Idite na karticu Urediako se prozor pokrenuo na drugoj kartici. Poništite odabir objekta "Dopusti više korisnika istovremeno izmjenu datoteke". Da biste popravili promjene, kliknite na dugme "OK".
- Otvara se dijaloški okvir u kojem se upozorava da će obavljanje ove radnje onemogućiti dijeljenje dokumenta. Ako ste čvrsto sigurni u donesenu odluku, kliknite na gumb Da.
Nakon gornjih koraka, dijeljenje datoteka će se zatvoriti i zapisnik zakrpa će se izbrisati. Informacije o prethodno obavljenim operacijama sada se mogu vidjeti u obliku tablice samo na listu Magazinako su prethodno poduzete odgovarajuće radnje za spremanje ovih podataka.
Kao što vidite, program Excel pruža mogućnost omogućavanja dijeljenja datoteka i istovremenog rada s njom. Uz to, pomoću posebnih alata možete pratiti postupke pojedinih članova radne grupe. Ovaj način rada i dalje ima određena funkcionalna ograničenja koja se, međutim, mogu zaobići privremeno onemogućivanjem zajedničkog pristupa i obavljanjem potrebnih operacija u normalnim radnim uvjetima.
