Stvaranje padajućih popisa ne samo da štedi vrijeme pri odabiru opcije u postupku popunjavanja tablica, već i štiti od pogrešnog unošenja pogrešnih podataka. Ovo je vrlo zgodan i praktičan alat. Doznajmo kako ga aktivirati u Excelu i kako ga koristiti, a također ćemo saznati i neke druge nijanse kako se s njim suočiti.
Korištenje padajućih popisa
Padajuće ili, kako kažu, padajuće liste najčešće se koriste u tablicama. Uz njihovu pomoć možete ograničiti raspon vrijednosti unesenih u niz tablice. Omogućuju vam odabir vrijednosti unosa vrijednosti samo s unaprijed pripremljenog popisa. To istovremeno ubrzava postupak unosa podataka i štiti od grešaka.
Postupak kreiranja
Prije svega, razmislimo kako kreirati padajući popis. Najlakši način za to je pomoću alata zvanog Provjera podataka.
- Odaberite stupac polja tablice u čije ćelije je planirano smjestiti padajući popis. Pomicanje na karticu "Podaci" i kliknite na dugme Provjera podataka. Lokaliziran je na traci u bloku. "Rad sa podacima".
- Pokreće se prozor alata Provjerite vrijednosti. Idite na odjeljak "Opcije". U okolini "Vrsta podataka" s liste odaberite opciju Lista. Nakon toga prelazimo na teren "Izvor". Ovdje na popisu trebate odrediti grupu predmeta namijenjenih za upotrebu. Ta se imena mogu unijeti ručno ili možete odrediti vezu do njih ako su već postavljena u Excel dokumentu drugdje.
Ako je odabran ručni unos, svaku stavku popisa potrebno je unijeti u točku zarezom (;).
Ako želite izvući podatke iz postojećeg niza tablica, trebali biste otići na list na kojem se nalazi (ako je smješten na drugom), staviti kursor na područje "Izvor" prozoru za provjeru podataka, a zatim odaberite niz ćelija na kojima se popis nalazi. Važno je da svaka pojedinačna ćelija ima zasebnu stavku liste. Nakon toga bi se u tom području trebale prikazati koordinate određenog raspona "Izvor".
Druga je mogućnost uspostavljanja komunikacije dodijeliti nizu s popisom imena. Odaberite raspon u kojem su označene vrijednosti podataka. Lijevo od trake formule nalazi se prostor s imenima. Kada odaberete raspon, prema zadanim postavkama, prikazuju koordinate prve odabrane ćelije. U naše svrhe, tamo jednostavno unosimo ime, koje smatramo prikladnijim. Glavni zahtjevi za ime su da je jedinstven unutar knjige, da nema razmaka i mora započeti slovom. Sada će se upravo tim imenom identificirati raspon koji smo prethodno odredili.
Sada u prozoru za provjeru podataka u tom području "Izvor" treba postaviti lik "=", a zatim odmah nakon njega unesite ime koje smo dodijelili rasponu. Program odmah identificira odnos između imena i niza i povlači listu koja se nalazi u njemu.
Ali mnogo je efikasnije koristiti listu ako je pretvorite u „pametnu“ tablicu. U takvoj će tablici biti lakše promijeniti vrijednosti, a time i automatski promijeniti stavke popisa. Stoga će se ovaj raspon zapravo pretvoriti u tablicu za pretraživanje.
Da biste raspon pretvorili u „pametnu“ tablicu, odaberite ga i pomaknite se na karticu "Početna". Kliknite na dugme tamo. "Formatiraj kao tabelu"smješten na vrpci u bloku Stilovi. Otvara se velika grupa stilova. Izbor određenog stila ne utječe na funkcionalnost tablice i zato odabiremo bilo koji od njih.
Nakon toga otvara se mali prozor koji sadrži adresu odabranog niza. Ako je odabir izvršen pravilno, tada ništa ne treba mijenjati. Budući da naš asortiman nema naslove, tada stavka Tabela naslova ne bi trebalo biti krpelja. Iako je konkretno u vašem slučaju, možda će se naslov primijeniti. Dakle, samo moramo kliknuti na gumb "OK".
Nakon toga će raspon biti formatiran kao tablica. Ako ga odaberete, u polju s imenima možete vidjeti da mu se ime dodijeli automatski. Ovo ime se može koristiti za umetanje u to područje. "Izvor" u prozoru za provjeru podataka prema gore opisanom algoritmu. No, ako želite koristiti drugo ime, možete ga zamijeniti tako da jednostavno upišete u prostor imena.
Ako je popis smješten u drugoj knjizi, da biste to ispravno odrazili, trebate upotrijebiti funkciju INDIJA. Navedeni operator treba oblikovati "super-apsolutne" veze na elemente lista u tekstualnom obliku. Zapravo će se u ovom slučaju postupak izvoditi gotovo potpuno isti kao u prethodno opisanim slučajevima, samo u regiji "Izvor" nakon simbola "=" treba navesti ime operatera - "INDIJA". Nakon toga, adresa raspona, uključujući ime knjige i lista, treba se u zagradama navesti kao argument ove funkcije. Zapravo, kao što je prikazano na slici ispod.
- Na tome bismo mogli završiti postupak klikom na dugme "OK" u prozoru za provjeru podataka, ali po želji možete poboljšati obrazac. Idite na odjeljak "Poruke za unos" prozor za provjeru podataka. Ovdje u okolici "Poruka" možete napisati tekst koji će korisnici vidjeti prelaskom miša iznad stavke lista s padajućeg popisa. Zapisujemo poruku koju smatramo potrebnom.
- Zatim prelazimo na odjeljak "Poruka o grešci". Ovdje u okolici "Poruka" možete unijeti tekst koji će korisnik primijetiti prilikom pokušaja unošenja pogrešnih podataka, odnosno bilo kojeg podatka koji nije na padajućem popisu. U okolini "Pogled" Možete odabrati ikonu koja će pratiti upozorenje. Unesite tekst poruke i kliknite na "OK".
Lekcija: Kako napraviti padajući spisak u Excelu
Operacije
Sada razjasnimo kako raditi s alatom koji smo stvorili iznad.
- Ako postavimo kursor na bilo koji element lista na koji je primijenjen padajući popis, vidjet ćemo informacijsku poruku koju smo ranije unijeli u prozoru za provjeru podataka. Pored toga, desno od ćelije pojavit će se ikona trougla. Ona je ta koja služi pristupu odabiru predmeta s lista. Kliknite na ovaj trougao.
- Nakon klika na njega otvorit će se izbornik s popisnim objektima. Sadrži sve elemente koji su prethodno uneseni kroz prozor za provjeru podataka. Mi biramo mogućnost koju smatramo potrebnom.
- Odabrana opcija je prikazana u ćeliji.
- Ako pokušamo u ćeliju unijeti bilo koju vrijednost koja nije na popisu, ova akcija će biti blokirana. Istovremeno, ako ste unijeli poruku upozorenja u prozor za provjeru podataka, tada će se prikazati na ekranu. Morate kliknuti na gumb u prozoru upozorenja Otkaži i od sljedećeg pokušaja unošenja ispravnih podataka.
Na ovaj način ispunite cijelu tablicu.
Dodavanje nove stavke
Ali što ako ipak trebate dodati novi element? Radnje ovdje ovise o tome kako ste točno formirali listu u prozoru za provjeru podataka: unijeli ih ručno ili izvukli iz tabličnog niza.
- Ako se podaci za formiranje liste izvlače iz tabličnog niza, prijeđite na nju. Odaberite ćeliju raspona. Ako ovo nije „pametna“ tablica, već jednostavan raspon podataka, tada trebate umetnuti red na sredinu polja. Ako koristite „pametnu“ tablicu, tada je u ovom slučaju dovoljno jednostavno unijeti potrebnu vrijednost u prvi red ispod nje i taj će se redak odmah uključiti u niz tablice. Upravo je to prednost „pametne“ tablice koju smo gore spomenuli.
Ali pretpostavimo da se bavimo složenijim slučajem koristeći uobičajeni raspon. Dakle, odaberite ćeliju na sredini određenog niza. To jest, iznad ove ćelije i ispod nje trebalo bi biti više nizova nizova. Desnim gumbom miša kliknemo na označeni fragment. U meniju odaberite opciju "Zalijepi ...".
- Pokreće se prozor u kojem treba odabrati objekt umetanja. Odaberite opciju "Linija" i kliknite na dugme "OK".
- Dakle, dodan je prazan red.
- U nju unosimo vrijednost za koju želimo da bude prikazana u padajućem popisu.
- Nakon toga vraćamo se na niz tablica u kojima se nalazi padajući popis. Klikom na trokut desno od bilo koje ćelije u nizu, vidimo da je vrijednost koja nam je potrebna dodana postojećim elementima liste. Sada, po želji, možete ga odabrati za umetanje u element tablice.
Ali što ako popis vrijednosti nije izvučen iz zasebne tablice, nego ručno unesen? Za dodavanje elementa u ovom slučaju postoji i vlastiti algoritam radnji.
- Odaberite cjelokupni raspon tablica u čijim se elementima nalazi padajuća lista. Idite na karticu "Podaci" i ponovo kliknite na gumb Provjera podataka u grupi "Rad sa podacima".
- Pokreće se prozor za provjeru unosa. Prelazimo na odjeljak "Opcije". Kao što vidite, sve postavke ovdje su potpuno iste kao što smo ih postavili ranije. U ovom slučaju, bit ćemo zainteresirani za regiju "Izvor". Dodajte tamo popisu koji već ima zarez (;) vrijednost ili vrijednosti koje želimo vidjeti na padajućem popisu. Nakon dodavanja, kliknite na "OK".
- Sada, ako otvorimo padajući popis u nizu tablica, tamo ćemo vidjeti dodanu vrijednost.
Izbriši stavku
Stavka liste briše se pomoću istog algoritma kao i dodatak.
- Ako se podaci izvlače iz tabličnog niza, idite na ovu tablicu i desnom tipkom miša kliknite ćeliju u kojoj se nalazi vrijednost koju treba izbrisati. U kontekstnom meniju zaustavite odabir na opciji "Izbriši ...".
- Otvara se prozor za brisanje ćelija, koji je gotovo isti kao ono što smo videli kada smo ih dodali. Zatim postavite prekidač natrag u položaj "Linija" i kliknite na "OK".
- Red iz tabličnog niza, kao što vidimo, se briše.
- Sada se vraćamo u tablicu u kojoj se nalaze ćelije s padajuće liste. Kliknite na trokut desno od bilo koje ćelije. Na padajućoj listi vidimo da izbrisana stavka nedostaje.
Što učiniti ako su vrijednosti dodane u prozor za provjeru podataka ručno, a ne koristeći dodatnu tablicu?
- Odaberite tablični raspon s padajuće liste i idite na prozor za provjeru vrijednosti, kao što smo već radili. U navedenom prozoru pređite na odjeljak "Opcije". U okolini "Izvor" odaberite vrijednost koju želite izbrisati kursorom. Zatim kliknite na gumb Izbriši na tastaturi.
- Nakon što je stavka izbrisana, kliknite na "OK". Sada ga neće biti na padajućem popisu, baš kao što smo vidjeli u prethodnoj verziji tabele.
Potpuno uklanjanje
Istovremeno, postoje situacije kada je padajući popis potrebno potpuno ukloniti. Ako vam nije važno jesu li uneseni podaci spremljeni, tada je brisanje vrlo jednostavno.
- Odaberite cijeli niz na kojem se nalazi padajuća lista. Pomicanje na karticu "Početna". Kliknite na ikonu "Clear", koji se postavlja na traku u bloku "Uređivanje". U meniju koji se otvori odaberite položaj "Obriši sve".
- Kad se odabere ta radnja, sve se vrijednosti brišu u odabranim elementima lista, oblikovanje će se obrisati, a osim toga, bit će postignut glavni cilj zadatka: padajući popis bit će izbrisan i sada možete u stanice unijeti bilo koje vrijednosti ručno.
Pored toga, ako korisnik ne treba spremiti unesene podatke, onda postoji još jedna mogućnost brisanja padajućeg popisa.
- Odaberite raspon praznih ćelija koji je ekvivalentan rasponu elemenata niza s padajućeg popisa. Pomicanje na karticu "Početna" i tamo kliknemo na ikonu Kopiraj, koji je lokaliziran na traci u predelu Međuspremnik.
Također, umjesto ove akcije, desnom tipkom miša možete kliknuti na označeni fragment i zaustaviti se na opciji Kopiraj.
Čak je i lakše primijeniti skup tipki odmah nakon označavanja Ctrl + C.
- Nakon toga odaberite fragment niza tablice na kojem se nalaze padajući elementi. Kliknite na dugme Nalijepitelokalizirano na vrpci na kartici "Početna" u odeljku Međuspremnik.
Druga je opcija desnim klikom na odabir i zaustavljanje odabira na opciji Nalijepite u grupi Umetanje opcija.
Na kraju, moguće je jednostavno odabrati željene ćelije i upisati kombinaciju tipki Ctrl + V.
- Za bilo koju od gore navedenih radnji, umesto ćelija koje sadrže vrednosti i padajuće liste biće umetnut apsolutno čisti fragment.
Ako želite, na isti način možete zalijepiti ne prazan raspon, već kopirani fragment s podacima. Nedostatak padajućih popisa je upravo u tome što ne možete ručno unositi podatke koji nisu na listi, već ih možete kopirati i zalijepiti. Međutim, provjera podataka neće raditi. Štoviše, kako smo saznali, sama struktura padajuće liste će biti uništena.
Često i dalje trebate ukloniti padajući popis, ali istovremeno ostaviti vrijednosti koje su unesene korištenjem i oblikovanje. U ovom slučaju treba izvesti ispravnije akcije za brisanje navedenog alata za ispunjavanje.
- Odaberite cijeli fragment u kojem se nalaze elementi s padajućeg popisa. Pomicanje na karticu "Podaci" i kliknite na ikonu Provjera podatakakoji se, koliko se sećamo, stavljaju na kasetu u grupi "Rad sa podacima".
- Prozor nam je već poznat za provjeru ulaznih podataka. Budući da se nalazimo u bilo kojem odjeljku navedenog alata, moramo izvršiti jedinu radnju - kliknuti na gumb "Obriši sve". Nalazi se u donjem lijevom uglu prozora.
- Nakon toga se prozor za provjeru podataka može zatvoriti klikom na standardni gumb za zatvaranje u gornjem desnom kutu u obliku križa ili gumba "OK" pri dnu prozora.
- Zatim odaberite bilo koju ćeliju u koju je padajući popis stavljen ranije. Kao što vidite, sada nema ni nagovještaja pri odabiru elementa, ni trokuta da biste pozvali listu s desne strane ćelije. No istovremeno je oblikovanje ostalo netaknuto i sve prethodno unesene vrijednosti pomoću liste. To znači da smo se uspješno nosili sa zadatkom: alat koji nam više nije potreban briše se, ali rezultati njegovog rada ostaju netaknuti.
Kao što vidite, padajući popis može uvelike olakšati unos podataka u tablice, kao i spriječiti unošenje pogrešnih vrijednosti. To će smanjiti broj grešaka prilikom popunjavanja tabela. Ako bilo koju vrijednost treba dodati dodatno, uvijek možete provesti postupak uređivanja. Opcija uređivanja ovisit će o tome kako ste je kreirali. Nakon što ispunite tablicu, možete izbrisati padajući popis, mada to nije potrebno. Većina korisnika radije ga napusti i nakon završetka posla na ispunjavanju tablice podacima.
