Radi praktičnosti rada s velikim nizom podataka u tablicama, oni se uvijek moraju naručiti prema određenom kriteriju. Pored toga, za ispunjavanje određenih ciljeva ponekad nije potreban čitav niz podataka već samo pojedini redovi. Stoga, kako se ne bi zbunili u ogromnoj količini informacija, racionalno je rješenje organizirati podatke i filtrirati ih iz drugih rezultata. Otkrijmo kako se podaci sortiraju i filtriraju u Microsoft Excel-u.
Jednostavno sortiranje podataka
Razvrstavanje je jedan od najpogodnijih alata za rad u Microsoft Excel-u. Pomoću njega možete redati tablice po abecednom redu, prema podacima u ćelijama stupaca.
Podaci za sortiranje u programu Microsoft Excel mogu se provesti pomoću gumba „Sortiraj i filtriraj“, koji se nalazi na kartici „Početna“ na vrpci na alatnoj traci „Uređivanje“. Ali prvo moramo kliknuti na bilo koju ćeliju stupca po kojoj ćemo sortirati.
Na primjer, u tablici ispod trebate sortirati zaposlenike po abecednom redu. Ulazimo u bilo koju ćeliju stupca "Name" i kliknemo na gumb "Sort and Filter". Da biste imena sortirali abecednim redom, s popisa koji se prikazuje odaberite "Poredaj od A do Z".
Kao što vidite, svi podaci u tablici nalaze se prema abecednom popisu imena.
Da biste sortirali obrnutim redoslijedom, u istom meniju odaberite gumb Razvrstaj od Z do A. "
Popis je preuređen u obrnutom redoslijedu.
Treba napomenuti da je ovakvo razvrstavanje označeno samo u obliku tekstualnih podataka. Na primjer, u numeričkom formatu navodi se sortiranje „Od minimalnog do maksimuma“ (i obrnuto), a za format datuma „Od starog do novog“ (i obrnuto).
Prilagođeno sortiranje
Ali kao što vidite, s naznačenim vrstama sortiranja po jednoj vrijednosti, podaci koji sadrže imena iste osobe raspoređeni su u rasponu proizvoljnim redoslijedom.
Ali što ako imena želimo sortirati po abecedi, ali na primjer, ako se ime podudara, pobrinite se da se podaci porede po datumu? Da bismo to učinili, kao i da bismo iskoristili neke druge funkcije, sve u istom meniju "Sortiraj i filtriraj", moramo prijeći na stavku "Prilagođeno sortiranje ...".
Nakon toga otvara se prozor postavki sortiranja. Ako vaša tablica ima zaglavlja, imajte na umu da u ovom prozoru mora biti kvačica pored opcije "Moji podaci sadrže zaglavlja".
U polju "Stupac" navedite naziv stupca po kojem će se vršiti sortiranje. U našem slučaju to je stupac "Ime". Polje "Sortiraj" označava po kojoj će vrsti sadržaja biti razvrstani. Postoje četiri opcije:
- Vrijednosti;
- Boja ćelija;
- Boja fonta;
- Ikona ćelije.
Ali, u ogromnoj većini slučajeva upotrebljava se stavka „Vrijednosti“. Postavlja se prema zadanim postavkama. U našem slučaju koristit ćemo i ovaj određeni predmet.
U stupcu "Naruči" moramo navesti u kom redoslijedu će se podaci rasporediti: "Od A do Z" ili obrnuto. Odaberite vrijednost "Od A do Z".
Dakle, postavili smo sortiranje po jednom od stupaca. Da biste konfigurirali sortiranje prema drugoj koloni, kliknite na gumb "Dodaj razinu".
Pojavljuje se još jedan set polja koja bi trebalo popuniti već radi sortiranja prema drugoj koloni. U našem slučaju stupcem "Datum". Budući da je format datuma postavljen u ovim ćelijama, u polju "Red" ne postavljamo vrijednosti "Od A do Z", već "Od starog do novog" ili "Od novog do starog".
Na isti način, u ovom prozoru možete konfigurirati, ako je potrebno, sortiranje po drugim stupcima prema redoslijedu prioriteta. Kada su sve postavke dovršene, kliknite na gumb "OK".
Kao što vidite, sada su u našoj tablici svi podaci poredani, najprije prema imenima zaposlenika, a zatim prema datumima plaćanja.
No, to nisu sve mogućnosti prilagođenog sortiranja. Ako želite, u ovom prozoru možete konfigurirati sortiranje ne po stupcima, već po redovima. Da biste to učinili, kliknite na gumb "Opcije".
U prozoru opcija sortiranja koji se otvori pomaknite prekidač iz položaja "Raspon linija" na položaj "Stupci raspona". Kliknite na gumb "OK".
Sada, analogno prethodnom primjeru, možete unijeti podatke za sortiranje. Unesite podatke i kliknite na gumb "OK".
Kao što vidite, nakon toga stupci se mijenjaju prema upisanim parametrima.
Naravno, za našu tablicu, uzetu kao primjer, upotreba sortiranja uz promjenu lokacije stupaca nije osobito korisna, ali za neke druge tablice takva vrsta razvrstavanja može biti vrlo prikladna.
Filter
Uz to, Microsoft Excel ima funkciju filtra podataka. Omogućuje vam da ostavite vidljive samo one podatke koje smatrate potrebnima, a ostatak sakrijete. Ako je potrebno, skriveni podaci se uvijek mogu vratiti u vidljivi način.
Da biste iskoristili ovu funkciju, stojimo na bilo kojoj ćeliji u tablici (i po mogućnosti u zaglavlju), ponovo na gumbu „Uređivanje i filtriranje“ na traci sa alatima „Uređivanje“ kliknite „Poredaj i filtriraj“. Ali, ovaj put, u prikazanom meniju odaberite stavku "Filter". Možete i umjesto ovih akcija jednostavno pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl + Shift + L.
Kao što vidite, u ćelijama s imenima svih stupaca pojavila se ikona u obliku kvadrata, u koju je trokut okrenut naopako.
Kliknemo na ovu ikonu u stupcu prema kojem ćemo filtrirati. U našem slučaju odlučili smo filtrirati po imenu. Na primer, podatke moramo ostaviti samo zaposlenom u Nikolajevu. Stoga poništite odabir imena svih ostalih zaposlenika.
Kada je postupak završen, kliknite na gumb "OK".
Kao što vidite, u tablici su ostali samo redovi s imenom zaposlenog Nikolajeva.
Kompliciramo zadatak, a u tabeli ostavljamo samo podatke koji se odnose na Nikolajev za III kvartal 2016. godine. Da biste to učinili, kliknite na ikonu u ćeliji "Datum". Na popisu koji se otvori uklonite izbornik s mjesecima "svibanj", "juni" i "oktobar", jer oni ne pripadaju trećem tromjesečju, i kliknite na gumb "OK".
Kao što vidite, preostali su nam samo podaci koji su nam potrebni.
Da biste filtar uklonili određenim stupcem i pokazali skrivene podatke, ponovo kliknite na ikonu koja se nalazi u ćeliji sa naslovom ovog stupca. U meniju koji se otvori kliknite na stavku "Ukloni filter iz ...".
Ako želite resetirati filtar u cjelini prema tablici, tada morate na vrpci kliknuti gumb "Sortiraj i filtriraj" i odaberite "Obriši".
Ako trebate potpuno ukloniti filter, tada, kao i prilikom pokretanja, u istom izborniku odaberite stavku "Filtriraj" ili utipkajte prečicu na tipkovnici Ctrl + Shift + L.
Uz to, treba napomenuti da nakon što smo uključili funkciju "Filter", kada kliknete na odgovarajuću ikonu u ćelijama zaglavlja tablice, funkcije sortiranja o kojima smo gore razgovarali postaju dostupne u meniju koji se prikazuje: "Razvrstavanje od A do Z" , Sortirajte od Z do A i sortirajte prema boji.
Lekcija: Kako se koristi autofilter u programu Microsoft Excel
Pametan sto
Poredavanje i filtriranje se također može aktivirati pretvaranjem područja podataka s kojim radite u takozvanu pametnu tablicu.
Postoje dva načina za stvaranje pametne tablice. Da biste koristili prvu od njih, odaberite cjelokupno područje tablice i, nalazite se na kartici "Početna", kliknite gumb na vrpci "Formatiraj kao tablicu". Ovaj se gumb nalazi u bloku alata "Stilovi".
Zatim na popisu koji se otvori odaberite jedan od stilova koji vam se sviđa. Izbor neće utjecati na funkcionalnost tablice.
Nakon toga otvara se dijaloški okvir u kojem možete promijeniti koordinate tablice. Ali, ako ste prethodno pravilno odabrali područje, onda ništa drugo ne trebate učiniti. Glavna stvar je napomenuti da se pored parametra "Tabela sa zaglavljima" nalazi kvačica. Dalje, samo kliknite na gumb "OK".
Ako se odlučite za drugu metodu, tada trebate odabrati i cijelu površinu tablice, ali ovaj put idite na karticu "Umetanje". Odavde, na vrpci u okviru alata Tablice kliknite na dugme Stol.
Nakon toga, kao i prošli put, otvara se prozor u kojem možete prilagoditi koordinate tablice. Kliknite na gumb "OK".
Bez obzira na to kako ga koristite prilikom stvaranja „pametne tablice“, na kraju ćete imati tablicu u ćelijama zaglavlja čiji će ikoni filtera gore opisane već biti instalirane.
Kada kliknete na ovu ikonu, sve iste funkcije bit će dostupne kao i kada pokrenete filtar na standardni način putem gumba "Sortiraj i filtriraj".
Lekcija: Kako kreirati tablicu u programu Microsoft Excel
Kao što vidite, alati za razvrstavanje i filtriranje, ako se koriste ispravno, mogu uvelike olakšati korisnicima rad sa tablicama. Pitanje njihove upotrebe postaje posebno relevantno ako je u tablici zabilježen vrlo velik niz podataka.
