KAKO PRETVORITI EXCEL U DBF

Send

DBF je popularan format za pohranu i razmjenu podataka između različitih programa, a prije svega između aplikacija koje poslužuju baze podataka i proračunske tablice. Iako je zastario, i dalje je tražen na različitim poljima. Na primjer, računovodstveni programi i dalje aktivno rade s njim, a regulatorna i državna tijela prihvaćaju značajan dio izvještaja u ovom formatu.

Ali, nažalost, Excel je, počevši od verzije Excel 2007, prestao s potpunom podrškom ovom formatu. Sada u ovom programu možete vidjeti samo sadržaj DBF datoteke, a spremanje podataka s navedenim proširenjem pomoću ugrađenih alata aplikacije neće uspjeti. Srećom, postoje i druge mogućnosti za pretvaranje podataka iz Excela u format koji nam je potreban. Razmislite kako se to može učiniti.

Spremanje podataka u DBF formatu

U Excelu 2003 i starijim verzijama ovog programa bilo je moguće spremiti podatke u DBF (dBase) format na standardni način. Da biste to učinili, kliknite na stavku Datoteka u horizontalnom izborniku aplikacije, a zatim na popisu koji se otvori odaberite položaj "Spremi kao ...". U prozoru za spremanje koji je pokrenut trebalo je s popisa odabrati naziv traženog formata i kliknuti na gumb Spremi.

Ali, nažalost, počevši od verzije Excela 2007, Microsoftovi programeri smatrali su da je dBase zastario, a moderni Excel formati su previše komplicirani da bi trošili vrijeme i novac na osiguranje potpune kompatibilnosti. Stoga je Excel ostao u stanju čitati DBF datoteke, ali podrška za spremanje podataka u ovom formatu s ugrađenim softverskim alatima je prekinuta. Međutim, postoje neki načini za pretvaranje podataka pohranjenih u programu Excel u DBF pomoću dodataka i drugog softvera.

1. metod: Paket pretvarača WhiteTown

Postoji nekoliko programa koji vam omogućuju pretvorbu podataka iz Excel-a u DBF. Jedan od najjednostavnijih načina pretvaranja podataka iz Excel-a u DBF je korištenje uslužnog paketa za pretvaranje objekata s različitim ekstenzijama WhiteTown Converters Pack.

Preuzmite paket pretvarača WhiteTown

Iako je postupak instalacije ovog programa jednostavan i intuitivan, ipak ćemo se detaljno posvetiti tome, ističući neke nijanse.

Nakon što preuzmete i pokrenete instalacijski program, prozor će se odmah otvoriti Čarobnjaci za instalacijuna kojem se predlaže da odaberete jezik za daljnji postupak ugradnje. Pod zadanim bi se jezikom koji je instaliran na vašoj instanci Windows trebao prikazati tamo, ali možete ga promijeniti ako želite. To nećemo učiniti i samo kliknemo na gumb "OK".

Zatim se pokreće prozor u kojem je naznačeno mjesto na sistemskom disku na kojem će se uslužni program instalirati. Ovo je zadana mapa. "Programske datoteke" na disku "C". Bolje je da ne mijenjate ništa i ne pritisnete tipku "Dalje".

Tada se otvara prozor u kojem možete odabrati koji smjer konverzije želite imati. Po defaultu su odabrane sve dostupne komponente pretvorbe. No, možda neki korisnici neće htjeti sve ih instalirati, jer svaki uslužni program zauzima prostor na tvrdom disku. U svakom slučaju za nas je važno da pored predmeta treba biti kvačica "XLS (Excel) u DBF Converter". Korisnik može instalirati preostale komponente uslužnog paketa po vlastitom nahođenju. Nakon što je podešavanje završeno, ne zaboravite da kliknete na gumb "Dalje".

Nakon toga otvara se prozor u koji se dodaje prečac u mapu Početak. Prema zadanim postavkama poziva se prečica "WhiteTown", ali po želji možete promijeniti njegovo ime. Kliknite na taster "Dalje".

Tada se otvara prozor s pitanjem da li treba stvoriti prečac na radnoj površini. Ako želite da se doda, ostavite kvačicu pored odgovarajućeg parametra, ako to ne želite, poništite odabir. Zatim, kao i uvijek, pritisnite tipku "Dalje".

Nakon toga otvara se još jedan prozor. Ukazuje na osnovne mogućnosti instalacije. Ako korisnik s nečim nije zadovoljan, a želi urediti parametre, tada pritisnite gumb "Natrag". Ako je sve u redu, kliknite na gumb Instalacija.

Počinje postupak instalacije čiji će napredak biti prikazan dinamičkim indikatorom.

Tada se otvara informativna poruka na engleskom jeziku u kojoj se izražava zahvalnost na instalaciji ovog paketa. Kliknite na taster "Dalje".

U zadnjem prozoru Čarobnjaci za instalaciju javlja se da je paket WhiteTown Converters uspešno instaliran. Možemo samo kliknuti na dugme Završi.

Nakon toga se otvorila mapa "WhiteTown". Sadrži uslužne prečace za određene oblasti konverzije. Otvorite ovu mapu. Suočeni smo s velikim brojem uslužnih programa uključenih u paket WhiteTown u različitim područjima pretvorbe. Istovremeno, svaki smjer ima zaseban uslužni program za 32-bitne i 64-bitne Windows operativne sisteme. Otvorite aplikaciju sa nazivom "XLS u DBF Converter"što odgovara maloj dubini vašeg OS-a.

Pokreće se program XLS u DBF Converter. Kao što vidite, sučelje je englesko govorno, ali bez obzira na to, intuitivno je.
Kartica se odmah otvara "Unos" (Unesite) Namjera je naznačiti objekt koji se pretvara. Da biste to učinili, kliknite na dugme "Dodaj" (Dodaj).

Nakon toga otvara se standardni prozor za dodavanje objekta. U njemu morate ići u direktorij u kojem se nalazi radna knjiga Excela koja nam treba s nastavkom xls ili xlsx. Nakon što objekt pronađete, odaberite njegovo ime i kliknite na gumb "Otvori".

Kao što vidite, nakon toga je na kartici prikazan put do objekta "Unos". Kliknite na taster "Dalje" ("Dalje").

Nakon toga automatski se prelazimo na drugu karticu "Izlaz" ("Zaključak") Ovdje morate navesti u kojem direktoriju će se prikazati završeni objekt s DBF ekstenzijom. Da biste odabrali mapu za spremanje za gotovu DBF datoteku, kliknite na gumb "Pregledaj ..." (Pogled) Otvara se mali popis dviju stavki. "Select File" ("Odaberite datoteku") i "Select Folder" ("Select folder") U stvari, ove stavke znače samo odabir drugog tipa navigacijskog prozora da biste odredili mapu za spremanje. Donosimo izbor.

U prvom slučaju to će biti normalan prozor "Spremi kao ...". Prikazaće i mape i postojeće dBase objekte. Idite u direktorij u koji želimo spremiti. Dalje u polju "Ime datoteke" navesti ime pod kojim želimo da objekt bude naveden nakon pretvorbe. Nakon toga kliknite na gumb Spremi.
Ako odlučite "Select Folder", otvorit će se prozor pojednostavljenog odabira direktorija. U njemu će biti prikazane samo mape. Odaberite mapu koju želite sačuvati i kliknite na gumb "OK".

Kao što vidite, nakon bilo koje od ovih radnji, put do mape za spremanje objekta bit će prikazan na kartici "Izlaz". Da biste prešli na sljedeću karticu, kliknite na gumb. "Dalje" ("Dalje").

U posljednjoj kartici "Opcije" ("Opcije") puno postavki, ali nas najviše zanimaju "Vrsta polja napomena" ("Tip napomene") Kliknemo na polje u kojem je zadana postavka "Auto" ("Auto") Otvara se popis vrsta dBase za spremanje objekta. Ovaj je parametar vrlo važan, jer ne mogu svi programi koji rade s dBase obraditi sve vrste objekata s ovim proširenjem. Stoga morate unaprijed znati koju vrstu odabrati. Postoji šest različitih vrsta koje možete odabrati:
- dBASE III;
- Foxpro;
- dBASE IV;
- Visual foxpro;
- > SMT;
- dBASE nivo 7.
Donosimo izbor vrste koji je potreban za upotrebu u određenom programu.

Nakon što je izbor izvršen, možete prijeći na postupak direktne konverzije. Da biste to učinili, kliknite na dugme "Start" ("Start").

Počinje postupak konverzije. Ako Excel knjiga sadrži nekoliko listova s podacima, za svaki od njih će se stvoriti zasebna DBF datoteka. Zeleni pokazatelj napretka ukazivat će na završetak procesa konverzije. Nakon što stigne do kraja polja, kliknite na gumb "Finish" ("Finish").

Gotov dokument bit će smješten u direktoriju navedenom na kartici "Izlaz".

Jedini značajan nedostatak paketa uslužnih programa WhiteTown Converters Pack je taj da će biti moguće besplatno provesti samo 30 postupaka konverzije, a zatim ćete morati kupiti licencu.

2. način: XlsToDBF dodatak

Excel knjige možete pretvoriti u dBase izravno putem sučelja aplikacije instaliranjem dodataka drugih proizvođača. Jedan od najboljih i najpovoljnijih od njih je XlsToDBF dodatak. Razmotrimo algoritam za njegovu primjenu.

Preuzmite XlsToDBF dodatak

Nakon preuzimanja arhive XlsToDBF.7z s dodatkom, iz njega otpakujemo objekt zvan XlsToDBF.xla. Budući da arhiva ima proširenje 7z, raspakiranje se može obaviti ili sa standardnim programom za ovo proširenje 7-Zip, ili uz pomoć bilo kojeg drugog arhivera koji podržava rad s njim.

Preuzmite 7-Zip besplatno

Nakon toga pokrenite program Excel i idite na karticu Datoteka. Zatim prelazimo na odjeljak "Opcije" kroz meni na levoj strani prozora.

U prozoru koji se otvori kliknite na stavku "Dodaci". Prelazimo na desnu stranu prozora. Na samom dnu je polje "Uprava". Prekidač preuredimo u njemu Excel dodaci i kliknite na dugme "Idi ...".

Otvara se mali prozor za upravljanje dodacima. Kliknite na dugme u njemu "Pregled ...".

Pokreće se prozor za otvaranje objekta. Moramo ići u direktorij u kojem se nalazi nepakirana XlsToDBF arhiva. Ulazimo u mapu pod istim imenom i odabiremo objekt s imenom "XlsToDBF.xla". Nakon toga kliknite na gumb "OK".

Zatim se vraćamo na prozor za upravljanje dodacima. Kao što vidite, ime se pojavilo na listi "Xls -> dbf". Ovo je naš dodatak. U blizini bi trebao biti krpelj. Ako nema kvačice, stavite je, a zatim kliknite na gumb "OK".

Dakle, dodatak je instaliran. Sada otvorite Excel dokument, podatke iz kojih trebate pretvoriti u dBase ili ih samo upišite na listu ako dokument još nije stvoren.

Sada ćemo morati izvršiti neke manipulacije s podacima kako bismo ih pripremili za konverziju. Prije svega, dodajte dva reda iznad zaglavlja tablice. Oni bi trebali biti prvi na listu i imati imena na okomitoj koordinatnoj ploči "1" i "2".
U gornju lijevu ćeliju upišite ime koje želimo dodijeliti stvorenoj DBF datoteci. Sastoji se od dva dijela: samo ime i nastavak. Dozvoljeni su samo latinični znakovi. Primjer takvog imena je "UCHASTOK.DBF".

U prvoj ćeliji s desne strane imena trebate navesti kodiranje. Postoje dvije mogućnosti kodiranja pomoću ovog dodatka: CP866 i CP1251. Ako ćelija B2 prazno ili bilo koje druge vrijednosti osim "CP866", tada će se kodiranje primijeniti prema zadanim postavkama CP1251. Stavljamo kodiranje koje smatramo potrebnim ili ostavljamo polje prazno.

Zatim prijeđite na sljedeći redak. Činjenica je da u dBase strukturi svaki stupac, nazvan polje, ima svoj tip podataka. Postoje takve oznake:
- N (Numerički) - numerički;
- L (Logički) - logički;
- D (Datum) - datum;
- C (Znak) - string.
Takođe u nizu (Cnnn) i broj broja (Nnn) nakon imena u obliku slova treba navesti maksimalni broj znakova u polju. Ako se decimalne znamenke koriste u numeričkom tipu, njihov broj mora biti naveden i nakon tačke (Nnn.n).
Postoje i druge vrste podataka u dBase formatu (Memo, General, itd.), Ali ovaj dodatak ne zna kako raditi s njima. Međutim, Excel 2003 nije znao kako raditi s njima kad je još uvijek podržavao pretvorbu u DBF.
U našem konkretnom slučaju prvo polje će biti širina niza od 100 znakova (C100), a preostala polja bit će brojčana od 10 znakova (N10).

Sljedeći redak sadrži imena polja. Ali činjenica je da se moraju unijeti i na latinskom, a ne na ćirilici kao što to imamo. Također, u nazivu polja nisu dopušteni razmaci. Preimenujte ih prema ovim pravilima.

Nakon toga, priprema podataka može se smatrati završenom. Odaberite kursor čitav raspon tablice na listu dok držite lijevu tipku miša. Zatim idite na karticu "Programer". Prema zadanim postavkama onemogućen je, pa ga prije daljnjih manipulacija trebate aktivirati i omogućiti makronaredbe. Dalje na vrpci u bloku postavki "Šifra" kliknite na ikonu Makroi.
Možete ga malo olakšati upisivanjem kombinacije vrućih tipki Alt + F8.

Pokreće se prozor makronaredbi. U polju Naziv makronaredbe unesite ime našeg dodatka "XlsToDBF" bez citata Registar nije važan. Sljedeći klik na gumb Bježi.

Makro u pozadini se obrađuje. Nakon toga će se u istoj mapi u kojoj se nalazi izvorna Excel datoteka formirati objekt s DBF ekstenzijom s imenom koje je određeno u ćeliji A1.

Kao što vidite, ova metoda je puno složenija od prethodne. Pored toga, vrlo je ograničen u broju korištenih vrsta polja i tipova objekata kreiranih s DBF ekstenzijom. Drugi nedostatak je taj što se direktorij stvaranja dBase objekta može dodijeliti samo prije postupka konverzije, izravno premještanjem izvorne Excel datoteke u odredišnu mapu. Među prednostima ove metode može se napomenuti da je, za razliku od prethodne verzije, apsolutno besplatna i gotovo sve manipulacije se izvode direktno kroz Excel sučelje.

3. način: Microsoft Access

Iako novije verzije programa Excel nemaju ugrađen način spremanja podataka u DBF formatu, ipak, opcija koja koristi aplikaciju Microsoft Access najbliža je nazivanju standardnom. Činjenica je da ovaj program objavljuje isti proizvođač kao i Excel, a također je uključen u paket Microsoft Office. Uz to, ovo je najsigurnija opcija, jer se nećete trebati petljati sa softverom treće strane. Microsoft Access posebno je dizajniran za rad s bazama podataka.

Preuzmite Microsoft Access

Nakon što su uneseni svi potrebni podaci na radnom listu u Excelu, da biste ih pretvorili u DBF format, prvo morate spremiti u jedan od Excel formata. Da biste to učinili, kliknite na ikonu u obliku diskete u gornjem lijevom uglu prozora programa.

Otvara se prozor za spremanje. Idite u direktorij u kojem želimo datoteku spremiti. Upravo iz te mape morat ćete je kasnije otvoriti u programu Microsoft Access. Format knjige može se ostaviti prema zadanom xlsx, ili možete promeniti u xls. U ovom slučaju, to nije presudno, jer datoteku i dalje spremamo samo da bismo je pretvorili u DBF. Nakon što su sva podešavanja završena, kliknite na gumb Spremi i zatvorite Excel prozor.

Pokrećemo Microsoft Access program. Idite na karticu Datotekaako se otvorio na drugoj kartici. Kliknite na stavku menija "Otvori"koji se nalazi na lijevoj strani prozora.

Otvara se prozor za otvaranje datoteke. Idemo u direktorij gdje smo datoteku spremili u jedan od Excel formata. Tako da se pojavi u prozoru, okrenite prekidač za format datoteke "Radna knjiga Excela (* .xlsx)" ili "Microsoft Excel (* .xls)", ovisno o tome koja je od njih knjiga spremljena. Nakon što se prikaže ime datoteke koja nam je potrebna, odaberite je i kliknite na gumb "Otvori".

Otvara se prozor Link do proračunske tablice. Omogućuje vam ispravan prijenos podataka iz Excel datoteke u Microsoft Access. Moramo odabrati list Excela s kojeg ćemo uvoziti podatke. Činjenica je da čak i ako je Excelova datoteka sadržavala informacije na nekoliko listova, možete je uvesti u Access samo odvojeno i, u skladu s tim, pretvoriti u zasebne DBF datoteke.
Također je moguće uvesti podatke o pojedinim rasponima na listovima. Ali u našem slučaju to nije potrebno. Podesite prekidač u položaj Listovi, a zatim odaberite list odakle ćemo preuzeti podatke.Ispravnost prikaza informacija može se vidjeti na dnu prozora. Ako sve zadovoljava, kliknite na gumb "Dalje".

U sljedećem prozoru ako vaša tablica sadrži zaglavlja, potvrdite okvir pored "Prvi red sadrži naslove stupaca". Zatim kliknite na gumb "Dalje".

U novom prozoru za povezivanje na proračunsku tablicu možete opcionalno promijeniti ime povezane stavke. Zatim kliknite na gumb Gotovo.

Nakon toga otvorit će se dijaloški okvir u kojem će se pojaviti poruka u kojoj se navodi da je povezivanje tablice s Excel datotekom završeno. Kliknite na dugme "OK".

Naziv tablice koju smo joj dodijelili u posljednjem prozoru pojavit će se na lijevoj strani programskog sučelja. Dvaput kliknite na nju lijevom tipkom miša.

Nakon toga će se tabela prikazati u prozoru. Pomicanje na karticu "Vanjski podaci".

Na vrpci u kutiji s alatima "Izvezi" kliknite na natpis "Napredno". Na listi koja se otvori odaberite "DBase datoteka".

Otvara se prozor izvoza u DBF format. U polju "Ime datoteke" Možete odrediti lokaciju datoteke i njeno ime, ako vam oni koji su zadani iz nekog razloga ne odgovaraju.
U polju "Format datoteke" odaberite jednu od tri vrste DBF formata:
- dBASE III (podrazumevano);
- dBASE IV;
- dBASE 5.
Treba napomenuti da što je moderniji format (što je veći serijski broj), veće su mogućnosti za obradu podataka u njemu. Odnosno, vjerovatnije je da se svi podaci u tablici mogu spremiti u datoteku. Ali istovremeno, manje je vjerovatno da će program u koji ubuduće namjeravate uvesti DBF datoteku biti kompatibilan s ovom vrstom.
Nakon što su sve postavke postavljene, kliknite na gumb "OK".

Ako se nakon toga pojavi poruka o pogrešci, pokušajte izvesti podatke koristeći drugu vrstu DBF formata. Ako je sve prošlo u redu, pojavljuje se prozor s informacijom da je izvoz bio uspješan. Kliknite na dugme Zatvori.

Stvorena dBase datoteka nalazit će se u direktoriju navedenom u prozoru za izvoz. Pored toga možete vršiti bilo kakve manipulacije, uključujući uvoz na druge programe.

Kao što vidite, uprkos činjenici da moderne verzije programa Excel nemaju mogućnost spremanja datoteka u DBF formatu s ugrađenim alatima, ipak, ovaj se postupak može provesti pomoću drugih programa i dodataka. Treba napomenuti da je najfunkcionalniji način pretvaranja upotreba alata WhiteTown Converters Pack. Ali, nažalost, broj besplatnih konverzija u njemu je ograničen. Dodatak XlsToDBF omogućava vam apsolutno besplatno pretvaranje, ali postupak je mnogo složeniji. Osim toga, funkcionalnost ove opcije je vrlo ograničena.

Zlatna sredina je metoda koja koristi Access. Kao i Excel, ovo je razvoj Microsofta i zato ga ne možete nazvati aplikacijom treće strane. Uz to, ova opcija omogućuje vam pretvaranje Excelove datoteke u nekoliko vrsta dBase formata. Iako je Access još uvijek inferiorniji od WhiteTown-a po ovom pokazatelju.

Send