Smanjenje veličine datoteke u programu Microsoft Excel

Kada radite u Excelu, neke tablice su prilično impresivne veličine. To dovodi do činjenice da se veličina dokumenta povećava, ponekad dosežući i desetak megabajta ili više. Povećanje težine Excelove radne knjige ne samo da dovodi do povećanja prostora koji zauzima na tvrdom disku, već je, što je još važnije, do usporavanja brzine različitih radnji i procesa u njemu. Jednostavno rečeno, prilikom rada s takvim dokumentom Excel počinje usporavati. Stoga pitanje optimizacije i smanjenja veličine takvih knjiga postaje relevantno. Pogledajmo kako smanjiti veličinu datoteke u Excelu.

Postupak smanjenja veličine knjige

Trebali biste optimizirati obrađenu datoteku u više smjerova odjednom. Mnogi korisnici nisu svjesni, ali često radna knjiga u Excelu sadrži puno nepotrebnih informacija. Kad je datoteka mala, nitko joj ne obraća veliku pažnju, ali ako je dokument postao glomazan, morate ga optimizirati u skladu sa svim mogućim parametrima.

Metoda 1: smanjiti radni opseg

Radni raspon je područje u kojem se Excel sjeća radnje. Prilikom prepričavanja dokumenta program ponovo bilježi sve ćelije u radnom prostoru. No, to ne uvijek odgovara rasponu u kojem korisnik stvarno radi. Na primjer, slučajno postavljeni prostor daleko ispod tablice proširit će veličinu radnog raspona na element u kojem se nalazi ovaj prostor. Ispada da će Excel svaki put prepričavati gomilu praznih ćelija. Pogledajmo kako da riješimo ovaj problem primjerom određene tablice.

1. Prvo pogledajte njegovu težinu prije optimizacije da biste uporedili kakva će biti nakon postupka. Ovo se može učiniti prelaskom na karticu Datoteka. Idite na odjeljak "Detalji". U desnom dijelu prozora koji se otvara navedena su glavna svojstva knjige. Prva stavka svojstava je veličina dokumenta. Kao što vidite, u našem slučaju je to 56,5 kilobajta.



2. Prije svega, trebali biste otkriti koliko se stvarna radna površina lista razlikuje od one koja korisniku stvarno treba. Ovo je prilično jednostavno. Ulazimo u bilo koju ćeliju tabele i otkucavamo kombinaciju tipki Ctrl + Kraj. Excel odmah prelazi na posljednju ćeliju, što program smatra završnim elementom radnog prostora. Kao što vidite, u našem konkretnom slučaju, ovo je linija 913383. S obzirom na to da tablica zapravo zauzima samo prvih šest redaka, možemo navesti činjenicu da je 913377 redaka u stvari beskorisno opterećenje, što ne samo da povećava veličinu datoteke, već i zato što stalna preračunavanje cijelog raspona od strane programa pri obavljanju bilo koje radnje, usporava rad na dokumentu.

   

   Naravno, u stvarnosti je tako veliki jaz između stvarnog radnog raspona i onog koji Excel poduzima za njega prilično rijedak i uzeli smo toliko crta radi jasnoće. Mada, ponekad postoje čak i slučajevi kada je radna površina cijela površina lista.

3. Da biste riješili taj problem, morate izbrisati sve retke, od prvog praznog do samog kraja lista. Da biste to učinili, odaberite prvu ćeliju koja se nalazi odmah ispod tablice i utipkajte kombinaciju tipki Ctrl + Shift + strelica nadole.



4. Kao što možete vidjeti, nakon toga su odabrani svi elementi prvog stupca, počevši od navedene ćelije do kraja tablice. Zatim kliknite desnim gumbom miša na sadržaj. U kontekstnom meniju koji se otvori odaberite Izbriši.

   

   Mnogi korisnici pokušavaju izbrisati klikom na gumb. Izbriši na tastaturi, ali nije u redu. Ova radnja briše sadržaj ćelija, ali ih sam ne briše. Stoga u našem slučaju neće pomoći.

5. Nakon što smo odabrali predmet "Izbriši ..." u kontekstnom meniju otvara se mali prozor za brisanje ćelija. Stavimo prekidač u položaj "Linija" i kliknite na dugme "OK".



6. Svi redovi odabranog raspona su izbrisani. Obavezno ponovo spremite knjigu klikom na ikonu diskete u gornjem lijevom uglu prozora.



7. A sada da vidimo kako nam je to pomoglo. Odaberite bilo koju ćeliju u tabeli i utipkajte prečicu Ctrl + Kraj. Kao što vidite, Excel je odabrao posljednju ćeliju tablice, što znači da je sada posljednji element radnog prostora lista.



8. Sada pređite na odjeljak "Detalji" tabulatori Datotekakako biste saznali koliko je smanjena težina našeg dokumenta. Kao što vidite, sada je 32,5 KB. Podsjetimo da je prije postupka optimizacije njegova veličina bila 56,5 Kb. Tako je smanjen za više od 1,7 puta. Ali u ovom slučaju, glavno postignuće nije čak smanjenje težine datoteke, već u tome što je program sada oslobođen ponovnog izračunavanja stvarno neiskorištenog raspona, što će značajno povećati brzinu obrade dokumenta.

Ako knjiga ima nekoliko listova s ​​kojima radite, potrebno je provesti sličan postupak sa svakim od njih. To će dodatno smanjiti veličinu dokumenta.

2. način: Eliminiranje preko formatiranja

Drugi važan faktor koji otežava Excel dokument je preveliko formatiranje. To može uključivati ​​upotrebu različitih vrsta fontova, obruba, oblika broja, ali prije svega se to odnosi na popunjavanje ćelija različitim bojama. Pa prije dodatnog formatiranja datoteke, morate dvaput razmisliti vrijedi li je definitivno ili možete jednostavno bez ovog postupka.

To se posebno odnosi na knjige koje sadrže veliku količinu informacija koje same po sebi već imaju veliku veličinu. Dodavanje oblikovanja knjizi može povećati njenu težinu čak i nekoliko puta. Stoga trebate odabrati sredinu između vidljivosti prezentacije informacija u dokumentu i veličine datoteke, primijeniti oblikovanje samo tamo gdje je stvarno potrebno.

Drugi faktor povezan s oblikovanjem pondera je da neki korisnici više vole da pretrpava ćelije. Odnosno, oni formatiraju ne samo samu tablicu, već i raspon koji se nalazi ispod nje, ponekad čak i do kraja lista, uz očekivanje da, kada u red budu dodani novi redovi, neće ih biti potrebno ponovno formatirati svaki put.

No, ne zna se točno kada će se dodati nove linije i koliko će se dodati, a takvim preliminarnim formatiranjem datoteka će odmah postati teža, što će se također negativno odraziti na brzinu rada s ovim dokumentom. Stoga, ako ste primijenili oblikovanje na prazne ćelije koje nisu uključene u tablicu, tada ih morate ukloniti.

1. Prije svega, morate odabrati sve ćelije koje se nalaze ispod raspona s podacima. Da biste to učinili, kliknite broj prvog praznog retka na vertikalnoj koordinatnoj ploči. Cijela linija je istaknuta. Nakon toga koristimo već poznatu hotkey kombinaciju Ctrl + Shift + strelica nadole.



2. Nakon toga će se istaknuti cijeli raspon redaka ispod dijela tablice koji je ispunjen podacima. Biti na kartici "Početna" kliknite na ikonu "Clear"koji se nalazi na vrpci u okviru s alatima "Uređivanje". Otvara se mali meni. Odaberite položaj u njemu "Obriši formate".



3. Nakon ove akcije oblikovanje će se izbrisati u svim ćelijama odabranog raspona.



4. Na isti način možete ukloniti nepotrebno oblikovanje u samoj tabeli. Da biste to učinili, odaberite pojedinačne ćelije ili raspon u kojem smatramo da je oblikovanje minimalno korisno, kliknite na gumb "Clear" na vrpci i s popisa odaberite "Obriši formate".



5. Kao što vidite, oblikovanje u odabranom rasponu tablice potpuno je uklonjeno.



6. Nakon toga vraćamo ovom rasponu neke elemente formatiranja koje smatramo prikladnim: granice, formati broja itd.

Gornji koraci pomoći će značajnom smanjenju veličine Excelove radne knjige i ubrzanju rada u njoj. Ali bolje je u početku koristiti oblikovanje samo tamo gdje je istinski prikladno i potrebno nego trošiti vrijeme kasnije na optimizaciju dokumenta.

Lekcija: Formatiranje tabela u Excelu

3. način: brisanje veza

Neki dokumenti imaju jako velik broj veza odakle se vrijednosti povlače. To također može ozbiljno usporiti brzinu rada u njima. Vanjske veze prema drugim knjigama posebno su utjecajne u ovoj emisiji, mada i interne veze negativno utječu na performanse. Ako se izvor odakle veza uzima informacije ne ažurira stalno, to jest, ima smisla zamijeniti adrese veze u ćelijama s običnim vrijednostima. Ovo može povećati brzinu rada sa dokumentom. Nakon odabira elementa možete vidjeti je li veza ili vrijednost u određenoj ćeliji na traci formule.

1. Odaberite područje u kojem se nalaze veze. Biti na kartici "Početna"kliknite na gumb Kopiraj koji se nalazi na vrpci u grupi postavki Međuspremnik.

   

   Nakon što istaknete raspon, možete upotrijebiti kombinaciju tipki s hitnim tipkama Ctrl + C.

2. Nakon kopiranja podataka, selekciju ne uklanjamo iz područja, već kliknite desnim gumbom miša. Pokreće se kontekstni meni. U njemu u bloku Umetanje opcija treba kliknuti na ikonu "Vrijednosti". Ima oblik ikone sa prikazanim brojevima.



3. Nakon toga sve veze u odabranom području bit će zamijenjene statističkim vrijednostima.

Ali imajte na umu da ova opcija optimizacije radne knjige u Excelu nije uvijek prihvatljiva. Može se koristiti samo kada podaci iz izvornog izvora nisu dinamični, odnosno neće se mijenjati s vremenom.

Metoda 4: promjene formata

Drugi način da se značajno smanji veličina datoteke je promjena formata. Ova metoda vjerovatno pomaže više nego bilo kome drugom da komprimira knjigu, mada se gornje mogućnosti također trebaju koristiti u kombinaciji.

U Excelu postoji nekoliko "izvornih" formata datoteka - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Format xls bio je osnovno proširenje za programske verzije Excel 2003 i ranije. Već je zastario, ali bez obzira na to, mnogi korisnici ga i dalje primjenjuju. Pored toga, postoje slučajevi kada se morate vratiti radu sa starim datotekama, stvorenim prije mnogo godina, kada nije bilo modernih formata. A da ne spominjemo činjenicu da mnogi programi trećih proizvođača koji ne znaju obrađivati ​​kasnije verzije dokumenata Excel rade s knjigama s ovim proširenjem.

Treba napomenuti da je knjiga s nastavkom xls puno veća od njezinog modernog analoga xlsx formata, koji Excel trenutno koristi kao glavni. Prije svega, to je zbog činjenice da su xlsx datoteke, u stvari, komprimirane arhive. Stoga, ako koristite Xls ekstenziju, ali želite smanjiti težinu knjige, to možete učiniti jednostavno ponovnim spremanjem u xlsx formatu.

1. Da biste pretvorili dokument iz xls formata u xlsx format, idite na karticu Datoteka.



2. U prozoru koji se otvori odmah obratite pažnju na odjeljak "Detalji", gdje je naznačeno da dokument trenutno teži 40 Kbajta. Zatim kliknite na ime "Spremi kao ...".



3. Otvara se prozor za spremanje. Ako želite, možete se prebaciti na novi direktorij u njemu, ali za većinu je korisnika povoljnije pohraniti novi dokument na isto mjesto kao i izvor. Naziv knjige po želji se može promijeniti u polju "Naziv datoteke", iako to nije potrebno. Najvažnije u ovom postupku je postavljanje na terenu Tip datoteke vrijednost "Excel radna knjiga (.xlsx)". Nakon toga možete pritisnuti tipku "OK" pri dnu prozora.



4. Nakon spremanja, idemo na odjeljak "Detalji" tabulatori Datotekada vidimo koliko se težina smanjila. Kao što vidite, sada je 13,5 KB prema 40 KB prije postupka konverzije. Odnosno, samo spremanje u modernom formatu omogućilo je sažimanje knjige gotovo tri puta.

Osim toga, u Excelu se nalazi još jedan moderan xlsb format ili binarna knjiga. U njemu se dokument pohranjuje u binarnom kodiranju. Te datoteke teže čak i manje od knjiga u xlsx formatu. Pored toga, jezik na kojem su napisani najbliži je Excelu. Stoga se s takvim knjigama radi brže nego s bilo kojim drugim dodatkom. Istovremeno, knjiga određenog formata u pogledu funkcionalnosti i mogućnosti upotrebe različitih alata (oblikovanje, funkcije, grafika itd.) Ni na koji način nije inferiorna u obliku xlsx i nadmašuje format xls.

Glavni razlog zašto xlsb nije postao zadani format u Excelu je taj što treći programi teško mogu s njim. Na primjer, ako trebate izvoziti informacije iz Excela u 1C, to se može učiniti s xlsx ili xls dokumentima, ali ne i s xlsb. Ali, ako ne planirate prijenos podataka u bilo koji program treće strane, dokument možete sigurno spremiti u xlsb formatu. To će vam omogućiti da smanjite veličinu dokumenta i povećate brzinu rada u njemu.

Procedura za spremanje datoteke u xlsb ekstenziju slična je onoj koju smo napravili za xlsx ekstenziju. Na kartici Datoteka kliknite na stavku "Spremi kao ...". U prozoru za spremanje koji se otvori u polju Tip datoteke treba odabrati opciju "Excel Binarna radna knjiga (* .xlsb)". Zatim kliknite na gumb Spremi.

Težinu dokumenta gledamo u odjeljku "Detalji". Kao što vidite, smanjio se još više i sada iznosi samo 11,6 KB.

Rezimirajući opće rezultate, možemo reći da ako radite s datotekom u xls formatu, tada je najučinkovitiji način za smanjenje njene veličine spremanje u moderni xlsx ili xlsb format. Ako već koristite podatke za proširenje datoteka, da biste smanjili njihovu težinu, trebali biste ispravno konfigurirati radni prostor, ukloniti prekomjerno oblikovanje i nepotrebne veze. Dobit ćete najveći povrat ako izvodite sve ove radnje u kompleksu, i ne ograničavajte se na samo jednu mogućnost.

Pogledajte video: Kako smanjiti velicinu nekog fajla? Bez downloadowanja ikakvih programa (Juli 2024).